Un métier, des termes spécifiques

Source : Archives départementales de la Somme

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Il est difficile de s’orienter aux Archives sans connaître quelques mots clés … un peu de vocabulaire …

A

Accès, accessibilité
Anglicisme employé pour rendre compte de la faculté de consulter des documents d’archives conformément à la législation et à la réglementation en vigueur, et en fonction de leur état matériel de conservation, de leur état de classement et de l’existence d’instruments de recherche appropriés. Traditionnellement, on dit plutôt communication, communicabilité, délai de communicabilité, dérogation.

Achat
Entrée de documents ou de fonds dans un service d’archives à titre onéreux, à la différence du versement, du don, du legs, de la dation et du dépôt, qui se font à titre gratuit. Voir aussi droit de préemption.

Acidité
Caractère d’un papier dont le potentiel hydrogène (pH), mesuré par des méthodes normalisées, est inférieur à 7. L’acidité provoque une dégradation du papier. Le pH est exprimé selon une échelle qui va de 0 à 14 ; le point neutre est 7, les valeurs supérieures correspondent à un milieu alcalin et les valeurs inférieures à un milieu acide. Ce phénomène entraîne la dégradation des papiers et des autres supports des documents. Voir aussi papier neutre, papier permanent.

Acquisition
Dans le langage courant, ensemble des procédures d’entrées de documents ou de fonds privés dans un service d’archives, bien que le terme ne concerne strictement que les entrées faites à titre onéreux (achats). Voir aussi entrée par voie extraordinaire.

Accroissement
Ensemble des procédures par lesquelles s’accroissent les fonds et les collections d’un service d’archives. Il désigne aussi les documents ainsi ajoutés aux fonds et collections. Voir aussi achat, dation, dépôt, don, entrée, legs, versement.

Actes notariés
Actes passés devant un notaire, officier public. Les actes de plus de cent ans délivrés par une étude notariale sont versés dans un service d’archives.

Action culturelle
Activités d’un service d’archives destinées à faire connaître au public l’existence et l’intérêt scientifique ou artistique des fonds et collections qu’il conserve et à les mettre ainsi en valeur par le biais d’expositions, de conférences, de publications, de visites, etc. Voir aussi service éducatif.

Action éducative
Activités d’un service d’archives destinées à sensibiliser le public scolaire aux archives par le biais d’expositions, de recueils, d’ateliers, de classes d’archives, de travaux sur documents et de visites, réalisés dans le cadre de son service éducatif.

Administration des archives
Voir service d’archives.

Âge des archives
Voir archives courantes, archives intermédiaires, archives définitives, théorie des trois âges.

Aliénation
Action de céder la propriété de documents ou de fonds d’archives. En France, elle ne porte que sur des archives privées. En ce qui concerne les archives publiques, voir inaliénabilité et imprescriptibilité.

Analyse (archivistique)
Étape essentielle de la description archivistique, consistant à résumer les données d’ordre historique et diplomatique d’un document ou d’un ensemble de documents, de la pièce au fonds, selon des règles pré-établies et le plus souvent normalisées, en mettant en vedette les mots-clés. Cette expression désigne aussi, par extension, l’énoncé lui-même.

Animation culturelle
Voir action culturelle.

Aplanissement
Voir mise à plat.

Application de gestion
Voir informatique de gestion.

Application documentaire
Voir informatique documentaire.

Archivage
Transfert de documents qui ont cessé d’être d’utilité courante dans un local de stockage ou dans un service d’archives compétent pour les recevoir. Le verbe correspondant est archiver.

Archives
Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité, selon la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives. Le mot archives est couramment employé dans le sens restrictif de documents ayant fait l’objet d’un archivage, par opposition aux archives courantes. La conservation de ces documents est organisée dans l’intérêt public, tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. Voir bâtiment d’archives, service d’archives.

Archives actives
Employer et voir archives courantes.

Archives administratives contemporaines
Voir archives contemporaines.

Archives anciennes
Voir séries anciennes.

Archives audiovisuelles
Documents constitués d’images fixes ou mobiles et d’enregistrements sonores sur tout support.

Archives communales
Les archives communales comprennent à la fois les documents appartenant en propre à la collectivité (registres de délibérations, dossiers produits par les services municipaux) et des archives d’État, dont la commune n’est que dépositaire : état civil, tenu par le maire en tant qu’agent de l’État placé sous le contrôle du procureur de la République, et cadastre élaboré par les services fiscaux. Voir archives territoriales.

Archives contemporaines
Expression d’usage courant pour désigner les archives postérieures à la Deuxième Guerre mondiale (10 juillet 1940). Voir aussi cotation continue, série continue.

Archives courantes
Dans le cycle de vie des archives, documents qui sont d’utilisation habituelle et fréquente pour l’activité des services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus, et qui sont conservés pour le traitement des affaires (décret n° 79-1037, art. 12). Voir aussi gestion des archives courantes et intermédiaires, théorie des trois âges.

Archives définitives
Dans le cycle de vie des archives, documents qui, ayant subi les tris prévus par les règlements, ne sont plus susceptibles d’élimination, par opposition aux archives courantes ou intermédiaires, et qui sont conservés pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, et pour la documentation historique de la recherche. Voir aussi archives historiques, théorie des trois âges.

Archives départementales
Les Archives départementales, créées par la loi du 5 brumaire an V (26 octobre 1796), ont été transférées sous l’autorité des présidents des conseils généraux par la loi n° 83-663 du 22 juillet 1983, entrée en application le 1er janvier 1986. Outre les documents provenant des administrations, tribunaux, établissements et organismes de toute nature antérieurs à la Révolution française, qui leur ont été attribués par la loi (art. 7 du décret n° 79-1037), les Archives départementales conservent des fonds publics d’origine différente : archives des services dépendant du Conseil général, archives des services déconcentrés de l’État à compétence départementale et supra-départementale, ayant leur siège dans le département. Elles sont tenues de recevoir, dans les limites fixées par les circulaires inter-ministérielles, les documents en provenance de ces institutions, elles-mêmes tenues de les y verser (art. 66 de la loi du 22 juillet 1983). L’action des Archives départementales s’étend aux établissements publics à compétence locale, dépourvus de service d’archives propre, ainsi qu’aux organismes consulaires. Voir archives territoriales.

Archives électroniques
Voir archives informatiques.

Archives historiques
Documents conservés ou à conserver sans limitation de durée pour la documentation historique de la recherche. Voir aussi archives définitives.
Archives privées ayant fait l’objet d’une mesure de classement par arrêté du ministre de la Culture ou par décret (loi n° 79-18, art. 11).

Archives imprimées
Documents produits par un organisme public ou privé dans l’exercice de ses activités sous forme imprimée pour des besoins de diffusion.

Archives informatiques
Documents produits ou reçus par un organisme dans l’exercice de ses activités et conservés sous forme d’enregistrements électroniques sur des supports tels que les bandes magnétiques, les disques magnétiques, les disques optiques, etc., et qui ne peuvent être lus que par l’intermédiaire d’une machine.

Archives intermédiaires
Dans le cycle de vie des archives, documents qui, n’étant plus d’usage courant, doivent être conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques (y compris les documents qui, après tri seront conservés comme des archives définitives). Voir théorie des trois âges.

Archives locales
Voir archives territoriales.

Archives modernes
Voir séries modernes.

Archives mortes
Employer et voir archives définitives.

Archives municipales
Employer et voir archives communales, archives territoriales.

Archives nationales
Institution responsable du contrôle, du traitement, de la conservation et de la communication des archives du gouvernement, des administrations centrales de l’État et des établissements publics nationaux et des autres documents d’archives qui leur sont confiés. Les Archives nationales sont un service de l’État à compétence nationale. Les archives antérieures à 1958 sont traitées par des sections scientifiques, auxquelles s’ajoutent plusieurs services spécialisés par domaine et non par la chronologie. Les archives postérieures à 1958 sont collectées par le biais de missions des Archives nationales au sein des différents ministères, à l’exception des ministères de la Défense et des Affaires étrangères, disposant de leur service d’archives propre.

Archives nouvelles
Expression popularisée par le XIe Congrès international des archives en 1988 pour désigner l’ensemble des documents établis et conservés sur supports autres que le papier et la pellicule photographique. Voir archives audiovisuelles, archives informatiques.

Archives orales
Documents constitués de témoignages oraux, provoqués ou spontanés, recueillis sur disques ou bandes magnétiques ou transcrits dans un but de documentation spécifique. Voir aussi archives sonores.

Archives photographiques
Employer et voir documents photographiques.

Archives privées
Documents d’archives non publics, produits ou reçus par des individus, des familles, des associations, des entreprises, des partis politiques, des syndicats, etc., et par tout autre institution privée ou organisme non public.

Archives privées classées
Voir archives historiques.

Archives publiques
Documents produits ou reçus par un organisme public ou un organisme privé chargé de mission de service public définis comme tel par la législation et soumis de ce fait au droit des archives. Sont visés les documents qui procèdent de l’activité de l’État, des collectivités locales, des établissements publics. S’y ajoutent les minutes et répertoires des officiers publics et ministériels, les documents qui procèdent de l’activité des entreprises publiques et des organismes de droit privé, chargés de la gestion des services publics ou d’une mission de service public. Voir aussi imprescriptibilité, inaliénation.

Archives régionales
Archives produites par les services dépendant du Conseil régional (loi n° 90-1067 du 28 novembre 1990). Les archives produites par les services supra-départementaux de l’État dépendent de l’échelon départemental. Voir archives territoriales.

Archives semi-actives
Employer et voir archives intermédiaires.

Archives sonores
Documents produits par un organisme public ou privé dans l’exercice de ses fonction sous forme d’enregistrements sonores. Voir aussi archives orales.

Archives territoriales
Institutions responsables de la gestion, du traitement, de la conservation et de la communication des archives produites à un échelon local, et des autres documents d’archives qui leur sont confiés, par opposition aux Archives nationales, et par extension, le bâtiment d’archives correspondant. Voir archives communales, archives départementales, archives régionales.

Archives vivantes
Employer et voir archives courantes.

Archiviste
Professionnel chargé de la gestion des archives.

Archivistique
Science qui étudie les principes et les méthodes appliquées à la collecte, au traitement, à la conservation, à la communication et à la mise en valeur des documents d’archives.

Article
Ce mot s’utilise en archivistique avec trois sens différents.
Étude publiée dans une revue ou un journal.
Section d’un instrument de recherche correspondant à la description d’une unité archivistique.
Ensemble de pièces de même provenance, se rapportant à un même objet ou à une même affaire et dont l’importance matérielle n’excède pas la capacité d’une unité matérielle de conditionnement. L’article constitue tout à la fois une unité (intellectuelle) de description et l’unité (matérielle) pour la cotation, le rangement et la communication des documents d’archives. Chaque article est individualisé par une cote et une analyse. Il convient de distinguer l’article du dossier (niveau intellectuel de classement et de description) et de la boîte d’archives (conditionnement matériel). L’article est le plus souvent un carton, une liasse ou un registre, mais il peut être aussi un rouleau, un plan de grandes dimensions, une boîte de film, une cassette vidéo, etc.

Atelier
Activités de groupe conduites sous le responsable du service éducatif destinées à initier le public scolaire à la connaissance de l’histoire et de ses sciences auxiliaires (atelier d’écriture, atelier de sigillographie, atelier d’héraldique…). Voir aussi laboratoire.

Authentification
Procédure par laquelle une administration (administrative, judiciaire, archivistique) confère à la copie (manuscrite ou photographique) d’un document la valeur juridique de l’original. Voir visa.

Autorisation de sortie temporaire
Droit accordé par l’administration des archives pour l’exportation en dehors du territoire national de documents d’archives pendant une période de temps limitée. Voir aussi certificat de sortie.

Haut

B

Banque d’accueil
Espace réservé à l’orientation du public et à l’inscription des lecteurs. Voir aussi banque de prêt.

Banque de données
Ensemble de données informatisées, relatives à un domaine défini de connaissances, organisé pour être offert à la consultation d’utilisateurs. Expression employée essentiellement pour les informations collectées par le moyen de l’informatique. Voir aussi base de données.

Banque de prêt
Espace aménagé entre la salle de lecture et le dépôt de liaison où sont communiqués les articles aux lecteurs, et qui peut également servir de guichet de retour.

Base de données
En informatique documentaire, fichier ou ensemble de fichiers informatiques munis d’index permettant l’accès aux informations recherchées. Voir aussi banque de données.

Bâtiment d’archives
Édifice obéissant à des normes spécifiques, conçu pour accueillir l’ensemble des fonctions d’un service d’archives. Voir aussi service de gestion des archives intermédiaires.

Bien culturel
Tout élément constitutif du patrimoine culturel d’une nation. Appartiennent à cette catégorie les archives publiques et les archives privées ayant fait l’objet d’une mesure de classement.

Boîte d’archives
Unité matérielle de conservation se présentant sous la forme d’une boîte rigide, de forme, de structure et de dimensions variables, destinées à contenir et à protéger des documents d’archives, et à en faciliter la manutention et le rangement sur les rayonnages des magasins. Appelée communément carton.

Bordereau
Liste descriptive, en principe détaillée, énumérant les documents ou les articles contenus dans un versement, dans un ensemble destiné à l’élimination (" bordereau d’élimination "), dans un envoi à l’extérieur (" bordereau d’envoi "). En informatique, " bordereau de saisie ". Voir bordereau de versement.

Bordereau de versement
Pièce justificative de l’opération de versement comportant le relevé détaillé des documents ou dossiers remis à un service d’archives par un service versant ; le bordereau de versement tient lieu de procès-verbal de prise en charge et d’instrument de recherche.

Haut

C

CADA
Commission d’accès aux documents administratifs ; instance de recours en cas de réponse négative d’un service producteur à une demande de communication d’un document administratif en-deçà des délais de non-communicabilité réglementaires.

Cadastre
Ensemble des documents qui permettent la détermination des propriétés foncières d’un territoire. Voir matrice cadastrale.

Cadre de classement
Plan directeur préétabli qui fixe, au sein des services d’archives, la répartition des fonds et collections entre de grandes divisions et subdivisions, appelées séries et sous-séries. Cette répartition détermine la cotation. Le cadre de classement ne doit pas être confondu avec le plan de classement.

Calendrier de conservation
Employer et voir tableau d’archivage.

Caméra cinétique
Appareil de micrographie servant à la production de microformes dans lequel les documents à reproduire avancent simultanément avec la surface sensible pendant la durée de l’exposition et de prise de vue.

Caméra statique
Appareil de micrographie servant à la production de microformes dans lequel les documents à reproduire et le film sont immobiles durant la prise de vue.

Capacité
Quantité d’archives que peut contenir un magasin ou un bâtiment d’archives, exprimée généralement en mètres linéaires ou, plus rarement, en mètres cubes.

Carte
Document contenant la représentation, à échelle réduite, d’un espace géographique.

Carte de lecteur
Carte délivrée par un service d’archives, accordant à son titulaire durant sa période de validité l’accès à la salle de lecture. Voir aussi lecteur.

Cartes et plans
Documents cartographiques, quelle que soit leur échelle. Voir aussi documents figurés.

Cartographie
Art de dresser les cartes de géographie, de géologie, etc. En archivistique, les cartes dessinées ou gravées relèvent des fonds graphiques. Voir aussi carte, cartes et plans, documents figurés.

Carton
Employer et voir boîte d’archives.

Cassette
Forme de document d’archives audiovisuelles, consistant en une bande magnétique ou un film photographique, enroulé sur deux noyaux jumelés et contenu dans un boîtier.

Catalogage
Description normalisée d’une unité bibliographique. Terme utilisé pour définir la description normalisée d’un document figuré ou d’un sceau.

Catalogue
Instrument de recherche analytique et méthodique portant sur des documents choisis parce qu’ils sont de même type, comme les cartes et plans, les cartes postales, etc., ou parce qu’ils ont été réunis dans un dessein particulier, comme une exposition, quel que soit le fonds auquel ils appartiennent et quel que soit leur lieu de conservation (matérielle).

Centre de préarchivage
Voir service de gestion des archives intermédiaires.

Certificat de sortie
Document délivré par l’administration des archives attestant de l’autorisation de sortie temporaire qu’elle a accordée.

Certificat conforme (à l’original)
Attestation, par la validité apposée par une autorité habilitée, de la similitude de la copie d’un document avec l’original, qui est dite alors certifiée. Voir authentification.

Chemise
Feuille de papier fort ou de carton mince, pliée en deux, servant à isoler et à conserver des documents ayant un objet en commun. Voir aussi sous-chemise.

Chercheur
Voir lecteur.

Chrono
Registre où les documents d’un service quelconque sont enregistrés au jour le jour dans leur ordre de production ou de réception.

Circulaire
Document administratif par lequel une autorité porte des informations à la connaissance de ses agents (" circulaire interne ") ou du public. Les règlements sont fréquemment publiés sous forme de circulaire.

Classe d’archives
Accueil de classes scolaires dans un service d’archives pendant une période déterminée dans le but de sensibiliser les élèves aux archives. Voir aussi action éducative, atelier d’archives, service éducatif.

Classement
Opération consistant à la mise en ordre intellectuelle et physique des documents à l’intérieur des dossiers, et des dossiers à l’intérieur d’un fonds, réalisé en application du principe du respect des fonds, ou, en cas d’impossibilité d’application de ce principe, selon des critères chronologiques, géographiques, numériques, alphabétiques ou thématiques. Le classement aboutit à la constitution des articles, à leur cotation et à leur rangement sur les rayonnages et conditionne la rédaction de l’instrument de recherche permettant de les retrouver. Voir classement alphabétique, classement chronologique, classement numérique, classement thématique.
Opération matérielle de mise en ordre des documents par leur insertion dans le dossier correspondant.
Procédure de protection d’un fonds d’archives privées au titre d’une législation spécifique sur les archives ou sur les biens culturels. Voir aussi archives historiques.

Classement alphabétique
Type de classement dans lequel les documents sont regroupés dans l’ordre alphabétique.

Classement chronologique
Type de classement dans lequel les documents sont regroupés dans l’ordre de leur date.

Classement d’archives privées
Voir classement.

Classement numérique
Type de classement dans lequel les documents sont regroupés dans l’ordre de numéros.

Classement thématique
Type de classement dans lequel les documents sont regroupés par thèmes.

Classification
Procédure administrative par laquelle, dans le cadre de la protection du secret de la défense nationale, des documents sont dits classifiés, c’est-à-dire déclarés secrets ou non communicables. Cette procédure détermine leur degré de confidentialité. Voir aussi déclassification.

Climatisation
Moyens employés pour obtenir dans les magasins de conservation une température et une humidité constantes. Voir aussi humidité relative.

CNIL
Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Collecte
Mission fondamentale d’un service d’archives consistant à recueillir et à rechercher auprès des producteurs de documents, publics ou privés, des versements, des dépôts ou des dons, et aussi des documents à acheter. Voir aussi accroissement.

Collection
Réunion artificielle de documents en fonction de critères communs liés à leur contenu ou à leur support et dont la justaposition est le fruit de la volonté ou du hasard, par opposition au fonds d’archives constitué façon organique par un producteur.

Colmatage (par repulpage)
Procédé pour la restauration des documents sur papier destiné à redonner son format original à un feuillet percé de trous ou dont les bords sont éfrangés, et qui consiste à le poser sur un tamis et à l’immerger dans une cuve remplie d’eau dans laquelle est mélangée une quantité de pâte à papier préalablement calculée en fonction de l’importance des lacunes à colmater, puis à créer une aspiration dans le fonds de la cuve de manière à ce que la pulpe aille se placer dans les trous, les fibres nouvelles de la pâte se greffant aux fibres anciennes. Voir aussi comblage (manuel).

Comblage (manuel)
Procédé de restauration des documents sur papier ne supportant pas leur immersion dans l’eau, destiné à redonner à un feuillet percé de trous ou dont les bords sont éfrangés son format original à un feuillet par adhésion d’un fragment de même nature que la lacune à combler. Voir aussi colmatage (par repulpage).

Communicabilité
Qualité d’un document ou d’un fonds d’archives que son régime juridique rend accessible au public. Voir aussi accessibilité, communication réservée, dérogation, dérogation générale, restriction de communication.

Communication
Une des missions fondamentales d’un service d’archives consistant à mettre les archives en fonction de leur communicabilité et de leur état matériel de conservation à disposition du public et des administrations, soit sur place dans la salle de lecture, soit avec déplacement, soit à distance. Se dit aussi de l’action matérielle consistant à communiquer les documents. Voir aussi accessibilité, communicabilité, communication administrative, communication avec déplacement, communication par autorisation, communication réservée, consultation, fantôme, restriction de communication.

Communication administrative
Forme particulière de communication d’un dossier conservé dans un service d’archives à l’administration qui l’a versé à des fins de consultation, soit sur place, soit avec déplacement.

Communication avec déplacement
Ensemble des opérations administratives et matérielles organisant le transfert temporaire de documents à l’extérieur du service d’archives où ils seront conservés en vue de leur exploitation, de leur communication, de leur exposition, de leur restauration ou de leur reproduction. Voir aussi communication administrative, prêt, registre des sorties.

Communication par autorisation
Expression utilisée pour désigner la communication d’archives privées déposées dans un service d’archives à un lecteur, suite à une décision favorable de leur propriétaire.

Communication par dérogation
Voir dérogation.

Communication réservée
Limitation d’accès, par décision de leur propriétaire, aux archives privées déposées dans un service d’archives. Voir aussi communication, communicabilité, communication par autorisation, restriction de communication.

Concordance
Voir table de concordance.

Condition(s) de reproduction
Exigence(s) liée(s) à l’état matériel de conservation et à la situation juridique des documents d’archives permettant ou non leur reproduction. Voir aussi droits de reproduction.

Conditionnement
Opération destinée à protéger matériellement des documents d’archives à l’aide de chemises, de sous-chemises, de boîtes, de papier d’empaquetage, de sangles, de tubes, de pochettes, de portefeuilles, etc. Voir aussi liasse, unité matérielle de conditionnement.

Conservation
Fonction essentielle des services d’archives, consistant à assurer l’intégrité physique des documents confiés à leur garde.

Conservation (matérielle)
Une des fonctions fondamentales d’un service d’archives consistant à garder physiquement les documents qui lui sont confiés. Voir aussi conservation préventive.

Conservation définitive
Action qui consiste, au terme du tri, à sauvegarder les documents qui ne sont pas destinés à la destruction. C’est l’une des trois possibilités du traitement final des documents proposés dans un tableau d’archivage.

Conservation permanente
Voir conservation définitive.

Conservation préventive
Ensemble des mesures prises par un service d’archives pour assurer la conservation matérielle des documents qui lui sont confiés en vue d’assurer leur sauvegarde.

Consultation
Action de prendre connaissance d’un document. Voir aussi communication.

Contentieux archivistique
Litige entre entités politiques ou administratives au sujet du droit de propriété, de garde et d’accès à des archives, notamment à la suite de changements de souveraineté (y compris la décolonisation), à la suite de réorganisations territoriales ou à la suite d’exportation ou de déplacement frauduleux. Englobe parfois les litiges entre les lecteurs ou propriétaires d’archives privées et l’administration des archives.

Contrat de dépôt
Convention conclue entre un propriétaire d’archives privées et un service d’archives public auquel le premier confie pour une durée déterminée la conservation de ses archives, laquelle énumère le cas échéant les clauses relatives à leur communication et leur reproduction. Voir aussi communication réservée, communication par autorisation, dépôt, droits de reproduction, prise en charge, restriction de communication.

Contrôle (scientifique et technique des archives)
Compétence légale de l’administration centrale des archives s’appliquant à la gestion, à la conservation, au traitement et à la communication des archives publiques et aux archives privées ayant fait l’objet d’une mesure de classement.

Contrôle d’accès
Dispositif de sécurité permettant d’interdire ou d’autoriser sous certaines conditions l’entrée de certaines zones d’un bâtiment d’archives, notamment ses magasins de conservation.

Contrôle d’autorités
Contrôle, par le biais de listes limitatives de vocabulaire, appelées fichiers d’autorités ou listes d’autorités, des formes normalisées des termes (noms communs, noms de personnes physiques ou morales, ou noms géographiques) utilisées comme points d’accès dans un fichier, un index, ou une base de données.

Copie
Reproduction d’un document.

Copie de communication
Voir copie de consultation.

Copie de consultation
Reproduction d’un document d’archives destinée à remplacer la communication de l’original. Voir aussi support de substitution.

Copie de sécurité
Reproduction d’un document effectuée pour préserver l’information contenue dans l’original, pour le cas où celui-ci serait perdu ou détérioré. Voir aussi microfilm de sécurité.

Copyright
Droit exclusif que possède un auteur (ou ses ayant-droit) sur la reproduction ou la diffusion de son œuvre.

Correspondant-archives
Agent d’un service producteur chargé des relations avec le service d’archives.

Cotation
Attribution d’une cote à un article. Voir cotation continue, cote de rangement.

Cotation continue
Système de cotation attribuant à chaque entrée un identifiant rendant compte de sa place dans la succession des entrées d’un service d’archives, sans référence à sa provenance et permettant de les ranger matériellement les unes à la suite des autres. Voir aussi cotation, série continue.

Cote
Tout article doit réglementairement porter un élément d’identification, soit un ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes), identifiant chaque article d’un service d’archives et correspondant à sa place dans le cadre de classement ou à son adresse dans les magasins. Voir aussi cote de rangement.

Cote de rangement
Cote attribuée, afin de le localiser, à un article ou à une pièce, pour des raisons de conservation, a été extrait de son fonds ou de sa série ou sous-série d’origine.

Coupe-feu
Espace libre ou obstacle artificiel (porte, etc.) destiné à interrompre et circonscrire la propagation des incendies dans les bâtiments d’archives. Voir aussi alarme, détection incendies, extincteur, extinction automatique des incendies, sprinkleur.

Cycle de vie
Voir archives courantes, archives définitives, archives intermédiaires, théorie des trois âges.

Haut

D

Date de communicabilité
Date (année) à laquelle un document ou un ensemble de documents devient librement communicable. Voir aussi délai de communicabilité.

Date d’élimination
Date (année) à laquelle il peut être procédé à l’élimination d’un document ou un ensemble de documents, car il est parvenu au terme de sa durée d’utilité administrative et est dénué d’intérêt historique. Voir aussi date de destruction, élimination.

Date de destruction
Date (année) à laquelle un document ou un ensemble de documents a été effectivement éliminé. Voir aussi date d’élimination, éliminables, élimination, pilon.

Dates extrêmes
Dates, généralement exprimées par référence aux années, du document le plus ancien et du document le plus récent composant une unité de description.

Dation
Procédure juridique par laquelle des biens culturels, entre autres des documents ou des fonds d’archives, sont acceptés par l’État en paiement d’obligations fiscales (droits de succession, impôts …), et qui constitue un mode d’entrée de document ou de fonds dans un service d’archives.

Décentralisation
Processus légal par lequel des compétences administratives sont transférées aux collectivités territoriales (communes, départements, régions).

Déclassification
Procédure administrative par laquelle il est mis fin à la classification des documents, dont la communication au public est ainsi rendue libre.

Déconcentration
Processus légal par lequel des compétences appartenant à l’État sont déléguées aux représentants locaux de l’État en dehors de la capitale.

Décret
Acte réglementaire émanant du gouvernement, après avis du Conseil d’État mais sans vote du Parlement.

Délai d’utilité administrative
Voir durée d’utilité administrative.

Délai de communicabilité
Espace de temps légal ou réglementaire à l’expiration duquel un document ou un ensemble de documents devient librement communicable. Voir aussi communicabilité, date de communicabilité.

Délai de versement
Espace de temps précisé dans un tableau de gestion pendant lequel les documents doivent être conservés par le service qui les a produits avant d’être versés dans un service d’archives. En règle générale, ce délai coïncide avec la durée d’utilité administrative.

Délocalisation
Procédure administrative consistant à tranférer hors de Paris et de la région parisienne certains services et établissements de l’État situés en région parisienne.

Déplacement
Voir communication avec déplacement.

Dépôt
Procédure par laquelle la conservation matérielle et la gestion d’archives sont confiées à un service d’archives public à titre temporaire et révocable, sans transfert de propriété, et qui constitue un mode d’entrée. La personne physique ou morale, concluant un contrat de dépôt avec un service d’archives est appelé déposant. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents déposés. Voir aussi contrat de dépôt.
Synonyme de bâtiment d’archives. Voir aussi magasin, dépôt annexe.

Dépôt administratif
Disposition prévue par la législation sur la presse impliquant la remise d’exemplaires des périodiques et affiches publiés dans un département auprès de l’autorité compétente. La gestion du dépôt administratif est parfois confiée à un service d’archives. Voir aussi dépôt légal.

Dépôt annexe
Bâtiment ou local dans lequel sont conservées des archives, situé dans un autre lieu que le bâtiment principal dont il dépend.

Dépôt de liaison
Local intermédiaire entre les magasins et la salle de lecture, servant à entreposer les articles en attente de consultation. Ce local peut servir également à garder temporairement les articles dont les lecteurs souhaitent prolonger la consultation au-delà de la journée de leur communication ; il prend alors le nom de réserve s’il est distinct du dépôt de liaison.

Dépôt de préarchivage
Voir service de gestion des archives intermédiaires.

Dépôt légal
Disposition légale impliquant la remise aux institutions nationales de conservation du patrimoine (Bibliothèque nationale de France, Institut national de l’audiovisuel) des exemplaires de toute production littéraire ou artistique, textuelle, graphique, sonore et audiovisuelle. Voir aussi dépôt administratif.

Dépoussiérage
Opération participant de la conservation préventive des documents consistant à enlever mécaniquement ou à la main la poussière couvrant ces derniers afin d’en assurer la sauvegarde.

Dérogation (aux délais légaux de communicabilité des archives publiques)
Autorisation administrative exceptionnelle et individuelle (nominative) de consulter des documents d’archives publiques conservés dans un service d’archives public avant expiration de leur délai de communicabilité. Voir aussi communicabilité, dérogation générale.

Dérogation générale
Autorisation administrative ouvrant à la consultation du public certains fonds ou parties de fonds d’archives publiques, qui n’ont pas encore atteint leur délai de communicabilité. Voir aussi communicabilité, dérogation.

Désacidification
Opération visant à diminuer ou à faire disparaître l’acidité des documents sur papier pour en assurer la conservation.

Descripteur
Mot-clé retenu dans un lexique ou un thesaurus pour indexer une notion apparaissant dans une analyse ou un document. Voir aussi contrôle d’autorités, fichier d’autorités, mot-clé.

Description archivistique
Présentation intellectuelle et matérielle d’une unité de description, faite pour en donner une identification exacte et unique, en expliquer le contexte d’origine et en permettre l’exploitation administrative ou historique.

Désenfumage
Opération visant à chasser, grâce à un système de sécurité, la fumée des parties d’un bâtiment d’archives, notamment ses magasins de conservation, où elle s’est dégagée suite à un incendie. Voir aussi détection incendie.

Déshumidification
Opération visant à réduire le degré d’hygrométrie dans les magasins.

Désinfection
Opération, au résultat momentané, permettant d’éliminer ou de tuer les micro-organismes et les différents agents biologiques qui sont portés par les milieux inertes contaminés et attaquent l’intégrité des documents. Le résultat de la désinfection est limité aux micro-orgnaismes présents au moment de l’opération.

Désinsectisation
Opération permettant de tuer les insectes présents dans les documents dont ils attaquent l’intégrité.

Destination définitive (des documents)
Voir traitement final.

Destruction
Opération matérielle d’élimination des documents dont la conservation ne se justifie plus. Voir aussi date d’élimination, date de destruction, éliminables, pilon.

Détection incendie
Système de sécurité permettant de déceler la présence de feu ou de chaleur anormale. Voir aussi alarme, désenfumage, extinction automatique des incendies.

Détection intrusion
Système de sécurité permettant de détecter l’entrée illicite de personnes dans un bâtiment d’archives. Voir aussi alarme.

Dévolution
Remise officielle, généralement en vertu du principe de pertinence, d’archives définitives par un service d’archives à un autre qui a hérité de tout ou partie de ses compétences.

Diplomatique
Science qui étudie les actes écrits en eux-mêmes (et par extension, tous les documents d’archives), d’après leur forme, leur genèse, leur contenu et leur tradition.

Document (d’archives)
Ensemble constitué d’un support et de l’information qu’il porte, utilisable comme preuve ou à des fins de consultation. Singulier d’archives. Voir aussi archives.

Document administratif
Document défini par la législation - à l’exclusion des documents judiciaires - comme produit ou reçu par une administration ou un organisme public ou chargé d’une mission de service public. Voir aussi droit d’accès aux documents administratifs.
Terme générique pour désigner tout document produit par une administration.

Documentation
Science et techniques visant à rassembler, sur un sujet donné, toutes les informations possibles, en provenance des sources les plus diverses et à les analyser et indexer pour être en mesure de répondre rapidement au maximum possible de demandes de renseignements sur ce sujet.
Ensemble des informations réunies volontairement sur un sujet donné.

Documents cartographiques
Voir cartes et plans.

Documents figurés
Documents composés essentiellement d’images fixes comportant un élément de dessin, de figuration graphique ou photographique. Voir aussi cartes et plans, documents photographiques.

Documents iconographiques
Voir documents figurés.

Documents photographiques
Documents sur support photographique, incluant les diapositives, les négatifs, les épreuves, voire les documents s’y rapportant. Voir aussi documents figurés.

Documents sériels
Documents ou dossiers de même nature à l’intérieur d’un fonds, classés selon un critère simple et unique (ordre alphabétique, chronologique ou numérique). Voir aussi série organique.

Dommages de guerre
Dommages subis en temps de guerre et donnant lieu à l’indemnisation de l’État ; cette indemnisation. Les dossiers de dommages de guerre comportent des documents comptables, des formulaires administratifs et des documents graphiques (plans, croquis, projets d’architecture).

Don
Remise de documents ou de fonds dans un service d’archives résultant d’une cession de propriété par une personne privée, physique ou morale, faite à titre gratuit et sanctionnée par un acte écrit si possible dans les formes juridiques.

Donnée
Terme utilisé, en particulier en informatique, pour désigner une information, de taille variable, entré dans la mémoire d’un ordinateur. Voir banque de données, base de données.

Dossier
Ensemble de documents constitués soit organiquement par le producteur d’archives pour la conduite ou le traitement d’une affaire, soit par regroupement logique lors du classement dans le service d’archives. À distinguer du mot article.

Dossier clos
Ensemble de documents relatifs à une affaire terminée et réglée, non susceptible d’accroissement, par opposition à un dossier ouvert.

Dossier ouvert
Ensemble de documents relatifs à une affaire en cours, susceptible d’accroissement, à l’inverse d’un dossier clos.

Dossier parallèle
Ensemble de documents relatifs à une même affaire traitée par un ou plusieurs autres services que celui chargé officiellement, à raison de ses attributions, de l’instruire, et apportant une information complémentaire.

Doublage
Procédé de renforcement des documents ne supportant pas le passage en presse chauffante, par collage de mousseline de soie ou d’un tissu similaire sur une ou chacune de ses faces.

Double
Exemplaire supplémentaire d’une pièce ou d’un dossier susceptible d’être éliminé.

Doublon
Voir double.

Droit d’accès (aux documents administratifs)
Droit d’un usager d’avoir communication, dans les limintes prévues par la législation, des documents administratifs.

Droit de préemption
Droit conféré par la loi à l’État de se subroger, pour lui-même ou pour le compte d’une collectivité territoriale, lors d’une vente publique, à l’adjudicataire d’un document ou d’un objet. L’acquisition par préemption est un mode d’entrée de documents ou de fonds dans un service d’archives.

Droit de représentation
Somme d’argent exigible par un service d’archives pour l’utilisation, commerciale ou non, par un tiers extérieur à ce service, de la reproduction d’un document au prorata des caractéristiques de cette utilisation et en fonction de sa nature (tirage de l’ouvrage et emplacement dans celui-ci, durée d’une émission audiovisuelle, etc.)

DUA
Voir durée d’utilité administrative.

Durée d’utilité administrative (DUA)
Durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d’être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final. Le document ne peut être détruit pendant cette période qui constitue sa durée minimale de conservation.

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E

Échantillon
Résultat de l’échantillonnage.

Échantillonnage
Modalité particulière de tri appliquée à des documents sériels suivant des critères statistiques.

Éliminables
Documents mis de côté pour être détruits conformément aux tableaux d’archivage. Un ensemble de documents éliminables est appelé pilon. Voir aussi date d’élimination, date de destruction, destruction, élimination.

Élimination
Procédure réglementée qui consiste à soustraire un dossier ou un ensemble de dossiers du versement auquel il appartient, ou bien encore à soustraire des documents du dossier auquel ils appartiennent, car ils sont dépourvus d’utilité administrative et d’intérêt historique. C’est l’une des trois possibilités du traitement final des documents proposée dans un tableau d’archivage. Voir aussi date d’élimination, date de destruction, délai d’élimination, destruction, éliminables.

Encapsulation
Mode de protection des documents consistant dans leur insertion entre deux feuilles d’un matériel de conditionnement neutre et transparent dont les bords sont soudés.

Enregistrement
Procédure consistant à inscrire des informations dans un registre.
Fixation des sons et des images en mouvement sur un support matériel (films, bandes magnétiques, disques, cassettes, CD Rom, DVD, etc.)

Entrée
Document ou ensemble de documents de même provenance pris en charge par un service d’archives à une date donnée. Voir aussi mode d’entrée.

Entrée par voie extraordinaire
Entrée résultant d’un dépôt, d’un don, d’un achat ou d’un legs, par opposition au versement qui constitue une entrée ordinaire. Voir aussi mode d’entrée.

Espaces culturels
Terme générique sous lequel on regroupe les divers locaux d’un service d’archives pouvant être utilisés à des fins éducatives et culturelles. Voir aussi action éducative, action culturelle, salle d’exposition, salle de conférence, salle d’activités éducatives et culturelles.

Estampillage
Application, à des fins de contrôle et de sécurité, d’un cachet indélébile sur des documents identifiant soit le fonds auquel ils appartiennent, soit leur propriétaire ou encore leur détenteur.

Estimation
Evaluation de la valeur marchande d’objets, notamment de documents d’archives.

État civil
Condition des individus en ce qui touche les relations de famille, la naissance, le mariage, le décès, etc. Les registres d’état civil existent en collection double dans le ressort d’un département, celle des tribunaux du greffe des arrondissements et celle des communes. La première est versée aux Archives départementales au bout de 100 ans, la seconde y est déposée avec le même délai.

État des fonds
Instrument de recherche décrivant de façon succincte l’ensemble des fonds et collections d’un ou de plusieurs service(s) d’archives.

État des inventaires
Liste exhaustive des instruments de recherche provisoires ou définitifs, complets ou non, manuscrits, dactylographiés, imprimés ou informatisés existant dans un ou plusieurs services d’archives.

État des versements
Instrument de recherche décrivant de façon sommaire les versements reçus par un service d’archives et se présentant par numéro de versement ou par ordre méthodique des services versants ou des grands domaines d’attribution. La présentation méthodique reconstitue intellectuellement le fonds d’archives d’un producteur éclaté en plusieurs versements.

État général des fonds
Voir état des fonds.

État matériel de conservation
État physique des documents. Voir aussi qualités de conservation.

État sommaire
Instrument de recherche décrivant, au niveau de la série organique, un(e) (ou plusieurs) fonds ou série(s). L’état des versements est un type d’état sommaire.

Étiquette
Morceau de papier ou de carton fixé sur le dos ou le plat d’un registre, d’une boîte d’archives, porteur d’une cote ou d’un groupe de cotes ou de texte permettant de le ranger et de le retrouver.

Évaluation
Fonction archivistique fondamentale préalable à l’élaboration d’un tableau d’archivage visant à déterminer l’utilité administrative, l’intérêt historique et le traitement final des documents. Voir aussi valeur secondaire.

Exposition
Présentation de documents d’archives ou de leur reproduction à des fins culturelles et éducatives. Voir aussi action culturelle, action éducative, exposition itinérante.

Exposition itinérante
Présentation de la reproduction de documents d’archives sur des panneaux mobiles destinés à être prêtés à l’extérieur d’un service d’archives. Voir aussi action culturelle, action éducative, exposition.

Extincteur
Équipement anti-incendie des magasins d’archives, qui peuvent être à poudre. Voir aussi alarme, coupe-feu, détection incendie, extrinction automatique des incendies, sprinkleur.

Extinction automatique des incendies
Système de sécurité se déclenchant automatiquement permettant d’éteindre un feu qui s’est déclaré dans un bâtiment d’archives. Voir aussi détection incendie, extincteur, sprinkleur.

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F

Fantôme
Fiche mise à la place d’un article ou d’un document extrait du dossier auquel il appartient, pendant la durée de sa communication.

Fiche d’inscription
Formulaire destiné à être complété par toute personne venant pour la première fois dans un service d’archives désireuse de consulter des documents en salle de lecture. Voir aussi carte de lecteur, fichier des lecteurs, lecteur.

Fiche de déplacement
Voir fantôme.

Fichier
Ensemble de fiches ou d’enregistrements informatiques contenant des informations de même nature.
En particulier, instrument de recherche ou index se présentant matériellement sous la forme d’un fichier.

Fichier d’autorités
Instrument de gestion et de normalisation contenant la liste des mots-clé ou des termes qui doivent être employés dans les opération de description et d’indexation, les autres faisant l’objet de renvois d’équivalence. Voir aussi descripteur, contrôle d’autorités, mot-clé.

Fichier des communications
Fichier constitué par les bulletins de demande de communication.

Fichier des lecteurs
Fichier alphabétique, manuel ou informatique, constitué des fiches d’inscription des personnes physiques et morales ayant demandé la consultation de documents. Voir aussi lecteur.

Foliotage
Application, à des fins de contrôle et de sécurité, d’un numéro sur le recto des feuillets d’un document, par opposition à la pagination consistant à numéroter le recto et le verso des feuillets d’un document.

Fonds (d’archives)
Ensemble de documents de toute nature constitué de façon organique par un producteur dans l’exercice de ses activités et en fonction de ses attributions. Cette notion s’oppose à celle de collection. Voir aussi production (d’archives).

Fonds clos
Fonds ayant cessé de s’accroître en raison soit de la disparition de son producteur, soit d’une réorganisation interne profonde de celui-ci, soit encore d’une cessation de fait de ses fonctions, par opposition à fonds ouvert.

Fonds et collections
Expression habituellement utilisée pour désigner l’ensemble des documents conservés dans un service d’archives.

Fonds fermé
Voir fonds clos.

Fonds graphiques
Ensemble de documents en rapport avec le travail du dessin, telle la cartographie, ou de la gravure.

Fonds iconographiques
Ensemble de documents transmettant une représentation figurée d’un sujet (ex. affiches, images pieuses, etc.). Voir iconographie.

Fonds ouvert
Fonds continuant de s’accroître, par opposition à un fonds clos.

Forme
Aspect extérieur d’un document d’achives : feuille, rouleau, bobine, bande, cassette, disque, cahier, registre, plan, film, etc.

Formulaire
Document comportant des modèles réglementaires de documents administratifs, notariés, judiciaires, etc. En langage courant : document imprimé comportant des espaces blancs à remplir pour des renseignements individuels.

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G

GED
Voir gestion électronique des documents.

Gestion de l’espace
Ensemble des procédures, la plupart du temps informatisées, utilisées pour déterminer l’adresse des articles et des emplacements libres dans les magasins. Voir aussi rangement discontinu, récolement permanent.

Gestion des archives courantes et intermédiaires
Traduction de la notion anglaise du records management visant l’ensemble des mesures destinées à rationaliser la production, le tri, la conservation et l’utilisation des archives courantes et intermédiaires.

Gestion des emplacements
Voir gestion de l’espace.

Gestion électronique des documents (GED)
Ensemble des systèmes d’information permettant la numérisation de documents, leur stockage, leur consultation à l’écran, leur identification, leur impression.

Gommage
Procédé de restauration des documents sur papier visant à nettoyer par frottement à l’aide de matière abrasive (poudre, gomme …) les documents salis. Voir aussi lavage.

Guichet de distribution
Voir banque de prêt.

Guichet de retour
Espace aménagé entre la salle de lecture et le dépôt de liaison où les lecteurs restitutent les articles après les avoir consultés, pour être soit réintégrés à leur place dans les magasins soit être mis en prolongation de communication. Cet espace est parfois confondu avec la banque de prêt.

Guide (d’archives)
Terme générique utilisé pour désigner les guides de recherche par fonds, les guides de recherche thématique, les guides par services d’archives.

Guide de recherche par fonds
Instrument de recherche destiné à faciliter l’accès à des fonds complexes, conservés en un lieu unique ou dispersés entre plusieurs services d’archives.

Guide de recherche thématique
Instrument de recherche décrivant les fonds et collections d’un ou plusieurs services d’archives relatifs à un thème particulier.

Guide de sources
Voir guide de recherche thématique.

Guide par services d’archives
Instrument de recherche décrivant sommairement l’ensemble des fonds et collections d’un service d’archives.

Guide par sujet de recherche
Voir guide de recherche thématique.

Haut

H

Historique d’un fonds
Voir tradition de la conservation.

Historique d’un versement
Voir tradition de la conservation.

Humidification
Technique consistant à humidifier les documents desséchés ou cassants, ou avant leur mise à plat lors d’une restauration.
Opération visant à accroître le degré d’hygrométrie dans les magasins.

Humidité relative
Rapport entre la quantité de vapeur d’eau contenue dans l’air et la quantité qui y serait contenue, à la même température, si l’air était saturé. Ce rapport s’exprime en pourcentage.

Hygrométrie
Voir humidité relative.

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I

Iconographie
Étude descriptive des différentes représentations figurées d’un même sujet ; ensemble classé des images correspondantes. Étude de la représentation figurée dans une œuvre particulière. Voir fonds iconographiques.

Importance matérielle
Évaluation, dans un système de mesure exprimée généralement en mètres linéraires, d’une unité archivistique.

Imprescriptibilité
Caractère d’une disposition légale dont la validité est sans limite dans le temps. Pour les archives publiques et les archives privées ayant fait l’objet d’une mesure de classement, l’imprescriptibilité signifie, pour les première, que leur caractère public subsiste et qu’elles sont revendicables, et pour les secondes, que les garanties données par la loi subsistent, et, dans les deux cas, quel que soit leur détenteur. Voir aussi revendication.

Inaliénabilité
Caractère des archives publiques qui, du fait de leur domanialité, ne peuvent être cédées à un tiers.

Index
Liste alphabétique des termes, en général des noms de personnes physiques ou morales, de lieux ou de matières relevés dans des documents d’archives ou dans un instrument de recherche, assortis des références correspondantes (cote ou numéro de page) destinées à retrouver les occurrences de ces termes. Voir aussi contrôle d’autorités, descripteur, fichier d’autorités, indexation, mot-clé.

Indexation
Opération destinée à représenter par les éléments d’un langage documentaire ou naturel des données résultant de l’analyse du contenu d’un document ou du document lui-même. Voir aussi contrôle d’autorités, descripteur, fichier d’autorités, index, mot-clé.

Information
En informatique, toute donnée entrée dans la mémoire de l’ordinateur.

Informatique de gestion
Traitement automatique des fonctions relatives à la gestion des lecteurs, aux communications, à la gestion de l’espace, à la gestion des entrées et des sorties à l’aide de programmes.

Informatique documentaire
Traitement automatique de l’information contenue dans un document d’archives à l’aide de programmes permettant de faire une recherche documentaire.

Inspection
Voir contrôle (scientifique et technique des archives).

Instrument de recherche
Outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d’archives de manière à les faire connaître aux lecteurs. Les instruments de recherche fondamentaux sont, en allant du général au particulier, les états des fonds et les guides, les états sommaires et états des versements, les répertoires méthodiques ou numériques et les bordereaux de versement, les inventaires sommaires ou analytiques, les catalogues, les inventaires-index.

Intégrité des fonds
Voir respect de l’intégrité des fonds.

Intérêt administratif
Valeur d’un document au regard de l’activité de l’administration, et/ou de la justification d’un droit. Voir aussi valeur primaire.

Intérêt historique
Valeur d’un document au regard de sa contribution à la connaissance de l’histoire, qui détermine sa conservation définitive. Voir aussi valeur secondaire.

Intérêt patrimonial
Valeur d’un document au regard d’une part, de de sa présentation matérielle, de sa forme et/ou de son contenu et, d’autre part, de la mémoire d’un pays, qui détermine sa conservation définitive.

Intitulé
Information(s) placée(s) en tête de l’analyse qui caractérise(nt) le mieux le ou les unité(s) de description et qui en rende(nt) explicite le classement les unes par rapport aux autres. Ce peut être l’objet, l’action (administrative), l’agent de l’action, le type de document, le producteur, voire les dates extrêmes.

Inventaire (d’archives)
Tout instrument de recherche ayant pour niveau de description la pièce.
Terme employé dans le langage courant comme synonyme d’instrument de recherche.

Inventaire analytique
Instrument de recherche donnant une analyse détaillée (le plus souvent sous forme d’une analyse diplomatique) de toutes les pièces d’un fonds ou d’une collection.

Inventaire-index
Instrument de recherche présenté sous forme d’index alphabétique, avec pour points d’accès les noms de personnes, de lieux ou de matières caractérisant chaque article, suivis d’une brève analyse et de la cote de l’article.

Inventaire sommaire
Instrument de recherche donnant une analyse succincte de chaque pièce ou groupe de pièces d’un fonds ou d’une collection.

Inventaire (sommaire) par échantillonnage
Instrument de recherche donnant une analyse ou de longs extraits d’une sélection de pièces d’un fonds ou d’une collection et passant les autres sous silence ou en les évoquant par un simple etc. Ce type d’instrument de recherche est aujourd’hui proscrit par la réglementation archivistique française.

Inventaire topographique
Document indiquant la place occupée par chaque article dans les magasins dans leur ordre de rangement, par référence au magasin, à l’épi, à la travée et à la tablette. Ce document, à l’inverse du procès-verbal de récolement, n’a pas de caractère réglementaire. Voir aussi gestion de l’espace.

Haut

J

Jaquette
Matériel de conditionnement plat, transparent et souple constitué d’un support et d’une feuille protectrice superposée comportant une zone d’en-tête et un ou plusieurs couloirs destiné à l’insertion d’une ou de plusieurs microformes.

Haut

K


L

Laboratoire
Local spécialisé d’un service d’archives dans lesquels est pratiquée une technique de conservation ou de reproduction nécessitant l’utilisation de machines : laboratoire de microfilmage, laboratoire de photographie, laboratoire de restauration. Désigné aussi sous le nom d’atelier.

Lampe à quartz
Voir lampe de Wood.

Lampe de Wood
Lampe émettrice de rayons ultraviolets facilitant la lecture des écritures pâlies ; dite aussi lampe à quartz.

Langage documentaire
Langage artificiel constitué de notions et de relations entre ces notions, dont la finalité est de formaliser les informations contenues dans les documents par le biais d’index servant pour la recherche documentaire.

Lavage
Procédé de restauration des documents sur papier visant à nettoyer les documents salis à l’aide de bains d’eau adaptée.

Lecteur
Toute personne inscrite dans un service d’archives venant consulter des documents en salle de lecture.

Lecteur de microformes
Appareil permettant, par leur projection agrandie, la lecture de microformes.

Lecteur-reproducteur
Appareil permettant la lecture et la reproduction sur papier de microformes.

Législation
Ensemble des lois. En France, distinct de la réglementation. Voir règlement.

Legs
Remise de documents dans un service d’archives consistant en un don de documents résultant de l’exécution d’un testament.

Levée
Ramassage et traitement, à intervalles de temps réguliers, des bulletins de demande de communication.

Liasse
Unité matérielle de conditionnement se présentant sous la forme d’une chemise cartonnée entourée d’une sangle destinée à contenir et à protéger des pièces ou des dossiers. L’enliassage (mise en liasses) est un des modes traditionnels de conditionnement des archives.

Liste d’autorités
Voir fichier d’autorités.

Liste de documents éliminables
État des documents destinés à être détruits après l’obtention du visa d’élimination, et figurant comme tels dans les tableaux d’archivage. Voir aussi éliminables, élimination.

Littérature grise
Documents produits hors des réseaux éditoriaux habituels, généralement non commercialisés ou de diffusion restreinte.

Local de conservation
Voir magasin (d’archives).

Locaux ouverts au public
Parties d’un bâtiment d’archives librement accessibles au public et aux lecteurs : salle d’exposition, salle de lecture, salle de conférence, etc.

Locaux techniques
Parties d’un bâtiment d’archives destinées à recevoir des installations comme le chauffage, la climatisation, la ventilation etc. Voir aussi gestion technique centralisée des bâtiments.

Loi
Acte voté par le Parlement et contenant des dispositions (obligations, interdictions) qu s’imposent à tous les citoyens. L’ensemble des lois forme la législation.

Lux
Unité d’éclairement.

Lyophilisation
Traitement destiné à sécher, par sublimation de l’eau sous l’action du vide, des documents qui, suite à un sinistre, ont été imbibés d’eau et rapidement congelés.

Haut

M

Magasin (d’archives)
Local d’un bâtiment d’archives destiné à la conservation des documents. Voir aussi magasin spécialisé.

Magasin de conservation
Voir magasin(d’archives).

Magasin spécialisé
Local d’un bâtiment d’archives destiné à la conservation de documents particuliers, en raison, notamment, de leur format ou de leur support, nécessitant des conditions de conservation spécifiques (hygrométrie, température, protection contre les ondes électro-magnétiques, etc.).

Magasinage
Ensemble des opérations matérielles, se faisant le plus souvent à l’aide de chariots, de rangement des documents sur les rayonnages après classement, et de leur déplacement et réintégration avant et pendant leur communication.

Manuscrit
Document, ou plus généralement volume, écrit à la main. Exceptionnellement, on appelle aussi " manuscrit " le texte dactylographié d’une œuvre littéraire, si cet exemplaire porte la signature de l’auteur.

Matrice cadastrale
Document énumérant les parcelles appartenant à chaque propriétaire dans la commune. Voir cadastre.

Mémoire
En informatique, unité de stockage d’information conservée sur support magnétique ou optique (dique, disquette, bande magnétique, disque optique, etc.)

Mètre linéaire
Unité de mesure des archives correspondant à la quantité de documents rangés sur une tablette d’un mètre de longueur.

Meuble à plans
Meuble destiné à la conservation horizontale ou verticale de plans, cartes, chartes, gravures, affiches, ou autres documents de grand format.

Microcopie
Réduction optique d’un document qui ne peut être lue sans agrandissement. Voir aussi micrographie.

Microfiche
Film photograpique se présentant en feuilles rectangulaires comportant une ou plusieurs images de document(s) de dimension très réduite(s), résultant de leur reproduction.

Microfilm
Film photographique se présentant en rouleau ou en bande comportant une série d’images de documents de dimension très réduites, résultant de leur reproduction.

Microfilm de communication
Voir microfilm de consultation.

Microfilm de complément
Microfilm de documents conservés dans un autre service public ou chez des particuliers.

Microfilm de conservation
Exemplaire original du microfilm de sécurité, de substitution, de complément ou de documentation, destiné à la conservation, et éventuellement à la duplication. Il s’agit généralement de la matrice.

Microfilm de consultation
Exemplaire d’un microfilm de sécurité, de substitution, de complément ou de documentation, destiné à remplacer la communication des documents originaux. Voir aussi copie de consultation, support de substitution.

Microfilm de documentation
Microfilm destiné à enrichir les fonds et collections des servives d’archives de documents d’ouvrages, etc.

Microfilm de sécurité
Microfilm destiné à préserver l’information contenue dans les documents originaux, pour le cas où ceux-ci seraient perdus ou détériorés. Voir aussi copie de sécurité.

Microfilm de substitution
Microfilm destiné à remplacer des documents originaux voués à l’élimination.

Microfilmage
Procédé photographique de reproduction d’un document d’archives sous forme de microfilm.

Microforme
Terme générique désignant tout type de support photographique utilisé pour enregistrer des micro-images, et chacun des exemplaires réalisés. Voir aussi microfiche, microfilm.

Micrographie
Ensemble des techniques liées à la production, au traitement et à l’exploitation des microformes. Voir aussi microcopie.

Mise à plat
Opération de restauration consistant à aplatir des documents pliés, gondolés ou froissés, le cas échéant après humidification.

Mission (des Archives nationales)
Antenne des Archives nationales auprès d’un ministère consistant dans la présence de personnel scientifique et de documentation des Archives nationales, chargé du contrôle des archives courantes, du contrôle ou de la gestion des archives intermédiaires et de la préparation des versements des archives définitives de ce ministère.

Mode d’entrée
Manière dont une entrée est parvenue dans un service d’archives. On distingue les entrées par voie " ordinaire " (versement), et les entrées par voie " extraordinaire " (dévolution, don, dation, dépôt, legs, réintégration, achat). Voir aussi microfilm de complément.

Mot-clé
Mot ou groupe de mots qui caractérise le contenu d’un document (personnes, lieux, matières) et en facilite le repérage, spécialement employé dans les index et fichiers. Voir aussi contrôle d’autorités, descripteur, fichier d’autorités.

Mot-matière
Voir mot-clé.

Musée d’archives
Exposition permanente organisée dans un service d’archives et composée principalement de documents d’archives choisis à des fins éducatives et culturelles. Voir aussi action culturelle, action éducative.

Haut

N

Niveau de description
Niveau choisi pour la description de l’unité de description (fonds, série organique, sous-série organique, dossier, pièce) et qui détermine le type d’instrument de recherche à établir : à la description par fonds correspond l’état des fonds ou le guide, à la description par séries organiques, l’état sommaire ou l’état des versements, à la description par dossier le répertoire, à la description par pièce l’inventaire ou le catalogue.

Normalisation
Publication de normes, recueil de normes.

Norme de conservation
Toute prescription technique relative aux conditions climatiques et physiques de conservation des documents dans les magasins. Voir hygrométrie, température.

Norme de description
Toute prescription réglementaire relative à la description archivistique.

Numérisation
Procédé électronique de reproduction d’un document d’archives.

Numéro de communication
Numéro d’ordre affecté à chaque communication effectuée dans un service d’archives.

Numéro de lecteur
Numéro d’ordre affecté à chaque lecteur lors de son inscription dans un service d’archives.

Numéro d’entrée
Numéro attribué à chaque entrée sur le registre des entrées d’un service d’archives.

Numérotation continue
Voir cotation continue.

Haut

O

Objet
Thème ou sujet, concret ou abstrait, sur lequel s’exerce l’activité de la personne physique ou morale à l’origine des documents rassemblés dans un dossier, et dont la détermination figure dans l’analyse de ce dossier. Voir aussi action, agent de l’action.

Option de conservation
Voir traitement final.

Ordre primitif
Voir respect de l’ordre primitif.

Organigramme
Document décrivant les diverses fonctions d’un service ou d’un établissement et l’organisation interne de ce service ou établissement.

Original
Document établi initialement, par opposition aux copies. En France, l’original revêt en principe un caractère d’authenticité attesté par une signature. En archivistique moderne, il est souvent difficile de distinguer un original de ses nombreuses copies ou exemplaires multiples, surtout si l’original n’est pas établi sur papier.

Haut

P

Pagination
Application, à des fins de contrôle et de sécurité, d’un numéro sur le recto et le verso des feuillets d’un document, par opposition au foliotage consistant à numéroter le recto des feuillets d’un document.

Paléographie
Science de la lecture des anciennes écritures.

Papier acide
Papier dont le pH (potentiel hydrogène) est inférieur à 7. Voir papier neutre.

Papier neutre
Papier dont le pH (potentiel hydrogène) est égal à 7. On considère généralement qu’entre 7 et 7,5 le papier est neutre et au-delà qu’il est alcalin. Voir aussi papier acide, papier permanent.

Papier permanent
Papier répondant aux normes internationales de fabrication, comportant notamment un composant alcalin afin de résister à la dégradation chimique de ses propres composants ou de l’environnement. Voir aussi papier neutre, papier sans acide.

Papier sans acide
Papier dont le pH (potentiel hydrogène) est égal ou supérieur à 7. Voir aussi papier acide, papier neutre.

Papiers
Expression usuelle employée pour désigner les archives personnelles et familiales, par opposition aux archives d’un corps constitué.

Papiers de corbeille
Documents de toutes sortes n’ayant pas vocation à être conservés dans un dossier car dénués d’intérêt administratif et d’intérêt historique.

Patrimoine archivistique
Ensemble des archives historiques conservées comme faisant partie du patrimoine écrit, historique et culturel, d’une personne physique ou morale, publique ou privée.

Patrimoine archivistique commun
Ensemble des archives formant une part du patrimoine national de plusieurs États, qui ne peut être dissocié sous peine de perdre son intérêt administratif ou son intérêt historique.

Pertinence territoriale
Concept selon lequel, sans tenir compte de leur lieu de production, les archives devraient être remises au service d’archives ayant compétence archivistique sur le territoire auquel se rapporte leur contenu. Ce concept s’oppose au principe de respect des fonds lorsqu’il se traduit par des démembrements de fonds. À ne pas confondre avec provenance territoriale.

Petit dépôt
Voir dépôt de liaison.

Pièce
La plus petite unité de description indivisible à la fois matériellement et intellectuellement (feuillet simple ou double, plusieurs feuillets agrafés, cahier, registre, etc.).

Pilon
Procédé de destruction des documents éliminables, puis par extension le local où sont entreposés ces documents, et les documents eux-mêmes.

Plan d’archivage
Schéma logique ou pratique d’organisation des archives courantes et intermédiaires. Voir aussi gestion des archives courantes et intermédiaires.

Plan de classement
Système qui fixe l’organisation des archives courantes et intermédiaires en usage dans les bureaux, permettant de les ranger, de les classer et de les retrouver.
Ordre dans lequel les archives définitives d’un fonds, d’une série ou d’un versement ont été classées et ordonnées dans un service d’archives. À ne pas confondre avec cadre de classement. Voir aussi sommaire.

Plan de sécurité
Document de caractère réglementaire contenant les mesures d’intervention à prendre dans le cas d’une urgence ou d’un sinistre (incendie, inondation, etc.) destinée à assurer la sécurité des personnes, et à sauver les documents ayant subi des dégâts et protéger les autres. Voir aussi prévention des sinistres.

Pochette
Unité matérielle de conditionnement se présentant sous la forme d’une petite enveloppe destinée à contenir et à protéger des documents à la pièce, comme des photographies, des plaques de verre, des cartes postales etc. La mise sous pochette est l’un des modes de conditionnement des archives.

Point d’accès
Mot ou chaîne de caractères qui permet de rechercher et d’identifier une information.

Portefeuille
Unité matérielle de conservation se présentant sous la forme d’un carton double, en général de grand format, destiné à contenir et à protéger des documents à la pièce, comme des cartes, des plans, etc. La mise sous portefeuille est l’un des modes de conditionnement des archives.

Préarchivage
Terme en désuétude utilisé pour désigner la gestion des archives intermédiaires jusqu’à l’expiration de leur délai d’utilité administrative, induisant à terme leur tri, leur élimination ou leur conservation définitive. Voir aussi service de gestion des archives intermédiaires.

Préemption
Voir droit de préemption.

Préservation
Par contagion de l’anglais, on associe parfois la notion de préservation aux fonctions de conservation préventive et matérielle. Voir aussi restauration.

Présidence de salle de lecture
Emplacement d’une salle de lecture réservé à l’agent du service d’archives chargé de la surveillance et des renseignements aux lecteurs.

Prêt
Procédure consistant à confier un document d’archives pour une durée limitée, à une personne ou un organisme qui n’en est pas propriétaire, aux fins de consultation ou d’exposition. Voir aussi communication avec déplacement.

Prévention des sinistres
Mesures destinées à assurer la protection et la sécurité physiques des documents conservés dans un bâtiment d’archives contre les risques de dégâts dont ils pourraient souffrir suite à une catastrophe, qu’elle soit d’origine humaine ou d’origine naturelle. Voir aussi alarme, désenfumage, détection incendie, extinction automatique des incendies, plan de sécurité.

Principe de pertinence
Méthode de classement, désormais abandonnée au profit du principe de respect des fonds, selon laquelle les archives sont regroupées par sujet, sans tenir compte ni de leur producteur et de leur provenance, ni de leur ordre primitif.

Prise en charge
Acceptation officielle de la responsabilité d’une entrée matérialisée par la signature d’un bordereau de versement ou d’un contrat de dépôt et par son inscription dans le registre des entrées.

Procès-verbal de récolement
Instrument de recherche indiquant, à des fins de contrôle et de localisation, la place occupée par chaque article dans les magasins dans leur ordre de rangement, par référence au magasin, à l’épi, à la travée et à la tablette. Ce document est dressé réglementairement à l’issue du récolement. Voir aussi inventaire topographique.

Producteur (d’archives)
Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l’exercice de son activité. Voir aussi fonds, production (d’archives).

Production (d’archives)
Processus par lequel une personne physique ou morale, publique ou privée, produit, reçoit et conserve des archives dans l’exercice de son activité. Cette formation organique des archives par le fonctionnement normal des institutions s’oppose à une constitution artificielle qui est celle de la collection. Voir aussi fonds, producteur (d’archives).

Protection des données personnelles
Ensemble des mesures législatives et réglementaires visant à garantir l’anonymat des informations nominatives contenues dans certaines catégories de documents, en particulier les fichiers et les enquêtes statistiques. Voir aussi respect de la vie privée.

Protection légale des archives
Ensemble des dispositions contenues dans les lois et règlements pour interdire la destruction, le détournement, la détérioration volontaire et l’exportation hors du territoire d’un pays des archives constituant son patrimoine archivistique.

Provenance
Référence de la personne physique ou morale qui a versé, donné ou déposé des documents dans un service d’archives. Il s’agit le plus souvent du producteur des documents. Voir aussi producteur, production (d’archives), respect de la provenance.

Provenance territoriale
Concept dérivé du principe de respect des fonds selon lequel les archives doivent être conservées dans les services d’archives du territoire sur lequel elles ont été produites, à l’exclusion des documents élaborés par des représentations diplomatiques ou résultant d’opérations militaires. À ne pas confondre avec pertinence territoriale.

Public
Ensemble des personnes (lecteurs) qui consultent les archives ou qui, à, un titre quelconque, fréquentent les services d’archives ou correspondent avec eux.

Publication de documents
Action de porter à la connaissance du public des documents en assurant leur impression et leur diffusion.

Publication du service éducatif
Choix de documents, écrits, iconographiques ou multimédias, accompagnés de commentaires descriptifs et historiques, destiné à servir de support au travail des enseignants et du public scolaire. Voir aussi action éducative, service éducatif.

Haut

Q

Quai de déchargement
Espace aménagé dans un bâtiment d’archives destiné à recevoir les entrées.

Qualités de conservation
Propriétés matérielles inhérentes aux supports des documents d’archives. Voir aussi état sanitaire des documents, état matériel de conservation.

Haut

R

Rangement
Opération matérielle consistant à placer les articles, normalement dans l’ordre des cotes, sur les rayonnages. Voir aussi réintégration.

Rangement à plat
Méthode de rangement des articles sur les rayonnages en faisant reposer leur plus grande face sur la tablette.

Rangement discontinu
Méthode de rangement des articles sur les rayonnages qui ne tient pas compte de l’ordre des cotes.

Rangement vertical
Méthode de rangement des articles sur les rayonnage en faisant reposer leur côté sur la tablette.

Rayonnage
Ensemble constitué par les tablettes et de l’ossature qui les soutient, destiné au rangement des articles.

Rayonnage compact
Voir rayonnage mobile.

Rayonnage dense
Voir rayonnage mobile.

Rayonnage mobile
Système de rayonnage composé d’épis et de travées pouvant être déplacés sur des rails ou sur des gonds.

Recherche administrative
Recherche effectuée à la demande d’un service ou d’un particulier dans un but administratif ou juridique.

Rercherche documentaire
Recherche effectuée dans un but scientifique. Voir recherche scientifique.

Recherche scientifique
Par opposition à recherche administrative, recherche effectuée dans la perspective de travaux historiques.

Récolement
Vérification systématique, lors de la prise en charge d’un service d’archives ou à date fixe, de ses fonds et collections consistant à dresser dans l’ordre des magasins et des rayonnages la liste des articles qui y sont conservés ou qui manquent par rapport aux instruments de recherche existants. Voir aussi procès-verbal de récolement.

Récolement permanent
Liste tenue à jour des articles conservés dans un service d’archives assortie de leur localisation, présentée dans l’ordre des magasins et des rayonnages, permettant un programme d’utilisation des espaces vacants. Voir aussi gestion de l’espace, récolement, inventaire topographique.

Reconditionnement
Opération qui consiste à renouveler les matériels de conditionnement abîmés ou n’assurant plus la bonne protection et conservation des articles et des documents.

Reconnaissance
En archivistique, " reconnaître " un fonds ou un versement consiste à en prendre une connaissance sommaire, même superficielle, de façon à se faire une idée générale de son contenu. Cette opération se fait lorsqu’un fonds ou un versement se trouve dans un état de désordre et n’est pas pourvu d’un instrument de description. Elle prélude au classement.

Records management
Employer gestion des archives courantes et intermédiaires.

Refoulement
Action de rapprocher les unes des autres les unités matérielles de conservation sur les tablettes des rayonnages, afin d’améliorer le rangement et de réorganiser les espaces vacants.

Registre des communications
Registre réglementaire, manuel ou informatisé, contenant l’inscription systématique, obligatoire et numérotée dans l’ordre chronologique, de toutes les communications d’un service d’archives. Il est possible de distinguer registre des communications sur place et registre des communications avec déplacement.

Registre des entrées
Registre réglementaire, manuel ou informatisé, contenant l’inscription systématique, obligatoire et numérotée dans l’ordre chronologique, de toutes les opérations de versements ou d’acquisitions, servant de preuve de leur entrée dans un service d’archives.

Règlement
Acte officiel par lequel une autorité administrative impose des obligations à ses agents ou à ses usagers. L’ensemble des règlements concernant une administration donnée, entre autres les archives, s’appelle la réglementation.

Réintégration
Réinsertion de documents égarés ou indûment soustraits à leur dossier ou leur fonds d’origine.
Retour dans un service d’archives de documents ou de fonds qui auraient dû y être conservés en vertu de dispositions officielles, et qui n’y sont jamais entrés. La réintégration constitue un mode d’entrée. Voir aussi imprescriptibilité.
Rangement des documents et/ou des articles à leur place dans les magasins après leur communication.

Reliure
Procédé visant à protéger, en les assemblant ensemble et les couvrant avec une matière rigide, les cahiers ou feuillets d’un livre ou d’un registre, ou bien encore des documents se présentant sous forme de feuilles isolées.

Remise en place
Terme usuel pour réintégration.

Renforcement
Procédé de restauration des documents fragiles ou abîmés consistant à les faire adhérer, soit au recto, soit au recto-verso, à un ou deux feuillets de renfort. Voir doublage.

Répertoire
Instrument de recherche ayant pour niveau de description le dossier ou l’article, et donnant pour chacun, sa cote, ses dates extrêmes et une analyse aussi courte que possible.
Terme abusivement employé comme synonyme d’instrument de recherche.

Répertoire détaillé
Répertoire dont l’analyse de certains articles est développée au-delà de l’intitulé.

Répertoire méthodique
Répertoire présentant l’analyse de chaque article selon un ordre méthodique et logique indépendant de la cotation.

Répertoire méthodique détaillé
Répertoire détaillé présentant l’analyse de chaque article selon un ordre méthodique et logique indépendant de sa cotation.

Répertoire numérique
Répertoire présentant chaque article dans l’ordre numérique des cotes.

Répertoire numérique détaillé
Répertoire détaillé présentant chaque article dans l’ordre numérique des cotes.

Reproduction
Action consistant à copier un document d’archives dans son contenu et sa forme, mais pas nécessairement dans ses dimensions, et résultat de cette action. Il existe plusieurs procédés de reproduction, parmi lesquels figurent notamment la photocopie, la photographie, le microfilmage, la numérisation.

Reprographie
Ensemble des techniques qui permettent la reproduction à l’identique des documents. Ces techniques incluent notamment la photographie, le microfilm (voir microformes) et les nouveaux procédés électroniques, tels que le vidéodisque, le CD-Rom, etc.

Réserve
Local proche de la salle de lecture ou meuble installé dans celle-ci où sont provisoirement rangés les articles dont la consultation par un lecteur n’est pas terminée. Voir aussi dépôt de liaison.
Par analogie avec les bibliothèques, local de conservation protégé pour les documents les plus précieux ou les plus exposés.

Respect de l’intégrité des fonds
Principe consistant à maintenir un fonds d’archives dans sa composition originelle, c’est-à-dire sans morcellement, sans élimination non autorisée et addition d’éléments étrangers. Ce principe découle du respect des fonds.

Respect de l’ordre primitif/originel
Principe consistant, au sein d’un fonds d’archives, à maintenir intact ou à le restaurer le classement interne des documents qui le compose établi par le producteur. Ce principe découle du respect des fonds.

Respect de la provenance
Principe consistant à laisser groupées, sans les mélanger à d’autres, les archives émanant d’un même producteur. Ce principe découle du respect des fonds.

Respect de la vie privée
Notion juridique basée sur le droit des individus à la non-divulgation des informations d’ordre personnel ou privé les concernant contenues dans les documents. Voir aussi protection des données personnelles.

Respect des fonds
Principe fondamental de l’archivistique, selon lequel chaque document doit être maintenu ou replacé dans le fonds dont il provient, et dans ce fonds à sa place d’origine. Il comprend trois notions connexes : le respect de la provenance, le respect de l’intégrité du fonds, le respect de l’ordre originel ou primitif.

Respect externe du fonds
Voir respect de la provenance.

Respect interne du fonds
Voir respect de l’ordre primitif.

Restauration
Ensemble des techniques employées pour remettre en état, renforcer et ralentir la dégradation des documents fragilisés ou endommagés.

Restitution
Remise d’archives conservées dans un service d’archives à leur propriétaire d’origine.

Restriction de communication
Limitation d’accès à des documents d’archives. Voir accessibilité, communicabilité, communication réservée, communication par autorisation, dérogation, dérogation générale.

Revendication
Procédure administrative ou judiciaire d’une administration ou d’une personne physique ou morale pour la récupération d’archives qui lui appartiennent et qui se trouvent en d’autres mains. Voir aussi imprescriptibilité.

Réversibilité
Caractère d’une restauration dont les résultats peuvent être annulés par un autre traitement.

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S

Saisie
En informatique, processus par lequel des données sont entrées dans l’ordinateur. Le " bordereau de saisie " est un document manuscrit utilisé pour la saisie.

Salle d’activités éducatives et culturelles
Salle d’un service d’archives destinée à l’accueil du public pour le sensibiliser au patrimoine historique. Voir aussi action éducative, atelier d’archives, service éducatif.

Salle d’exposition
Salle d’un service d’archives réservée à la présentation d’expositions.

Salle d’isolement
Voir salle de désinfection.

Salle de classement
Voir salle de tri.

Salle de conférence
Salle d’un service d’archives permettant l’accueil de personnes et la tenue de colloques et conférences. Voir aussi action culturelle.

Salle de consultation
Voir salle de lecture.

Salle de désinfection
Salle d’un service d’archives équipée d’appareils permettant la désinfection des documents qu’exige leur état matériel de conservation.

Salle de lecture
Salle d’un service d’archives réservée à la consultation des documents. Voir aussi présidence de la salle de lecture, salle des inventaires, service de renseignements au public.

Salle de réception des versements
Salle d’un service d’archives où sont provisoirement stockées les entrées en attente de leur traitement ou de leur rangement dans les magasins.

Salle de tri
Salle d’un service d’archives, réservée au tri et au classement des documents.

Salle des éliminables
Voir pilon.

Salle des inventaires
Salle d’un service d’archives réservée à la consultation des instruments de recherche de toute nature.

Salle des microfilms
Salle d’un service d’archives réservée à la consultation des microfilms et des microfiches.

Salle du public
Voir salle de lecture.

Sangle
Bande de toile munie d’un ardillon destinée à maintenir des documents en liasse.

Scannérisation
Voir numérisation.

Séchage à froid
Voir lyophilisation.

Secret professionnel
Obligation légale à laquelle sont soumis les archivistes, en vertu de laquelle il leur est interdit de révéler à des tiers (en dehors des cas prévus par la loi) les informations contenues dans les documents confiés à leur garde et qui ne sont pas communicables.

Sélection
Modalité particulière de tri qui consiste à choisir, en vue de leur conservation définitive, certains documents dans un ensemble voué à l’élimination en fonction de critères qualitatifs. S’oppose à échantillonnage, procédure de caractère automatique et mathématique.

Séricollage
Voir doublage.

Série
division primaire d’un cadre de classement, généralement désignée par une lettre ou plusieurs lettres de l’alphabet, appelée(s) " lettre(s) de série " qui ser(ven)t à la cotation des articles qui la composent. La série, qu’il ne faut pas confondre avec la série organique, correspond soit à un fonds, soit à une partie de fonds ou à un regroupement de fonds, soit encore à une tranche chronologique. Voir aussi séries anciennes, séries modernes.

Série continue
Subdivision d’un cadre de classement dans laquelle les entrées sont cotées selon le système de la cotation continue. Le terme de série est impropre. Voir aussi archives contemporaines.

Série organique
Division organique du fonds, identifiée par l’archiviste lors de son classement, qui constitue en un ensemble de dossiers maintenus groupés parce qu’ils résultent d’une même activité, se rapportent à une même fonction ou à un même sujet, ou revêtent une même forme. Voir aussi documents sériels.

Séries anciennes
Ensemble des fonds antérieurs à la Révolution et affectés de lettres de séries correspondantes des cadres de classement.

Séries modernes
Par opposition aux séries anciennes, ensemble des archives postérieures à la Révolution et dont la date est antérieure à celles des archives contemporaines, et affectées de lettres de séries correspondantes des cadres de classement.

Service auteur
Voir producteur (d’archives).

Service d’archives
Organisme chargé de la gestion et de la collecte des archives, du contrôle de la tenue des archives courantes, de la conservation ou du contrôle de la conservation des archives intermédiaires, de la conservation, du tri, du classement, de la description, de la rédaction des instruments de recherche et de la communication des archives. Il peut être constitué d’un bâtiment ou dépôt principal, et d’un ou plusieurs dépôt(s) annexe(s)

Service de gestion des archives intermédiaires
Service d’archives spécifique pour le conservation et la communication des archives intermédiaires. Dit aussi dépôt intermédiaire. Voir aussi préarchivage.

Service de préarchivage
Voir service de gestion des archives intermédiaires.

Service de renseignements au public
Dans un service d’archives, service chargé d’informer le public dans ses recherches sur la nature des fonds conservés selon le ou les thèmes de recherche, sur les conditions de leur communicabilité, sur les instruments de recherche permettant de les identifier et sur les moyens d’en obtenir la communication et la reproduction.

Service éducatif
Dans un service d’archives, mission d’enseignement à partir de documents originaux ou de leur reproduction, destinées à élargir la connaissance des archives et à initier le public scolaire et universitaire à leur exploitation et à la connaissance du patrimoine archivistique et à en développer la notion. Voir aussi action culturelle, atelier d’archives, salle des activités éducatives et culturelles.

Service producteur
Voir producteur (d’archives).

Service versant
Tout service administratif qui transfère des archives en sa possession dans un service d’archives, qu’il les ait lui-même produites (on parle alors de service producteur) ou qu’il les ait héritées d’un service dont il a ou non repris les attributions.

Sigillographie
Science appliquée à l’étude des sceaux.

Sommaire (d’un instrument de recherche)
Présentation du plan de classement de l’ensemble décrit dans un instrument de recherche, avec l’indication des cotes extrêmes.

Sommaire d’un versement
Résumé du contenu d’un versement présenté de façon méthodique par groupes d’articles.

Sort final (des documents)
Expression d’usage courant pour désigner le traitement final des documents.

Sortie définitive
Communication administrative de documents fait par un service d’archives au service versant ou à son successeur, sans date de retour prévue.

Sources complémentaires
Documents ou fonds d’archives ayant un lien organique ou documentaire avec un fonds donné et qui doivent être mentionnés dans un instrument de recherche pour compléter l’orientation des lecteurs. Les sources complémentaires peuvent être conservées dans le même service d’archives que le fonds qu’elles complètent ou dans tout autre service de conservation du patrimoine.

Sous-chemise
Feuille de papier léger pliée en deux servant à isoler, dans une chemise, des documents ayant un objet en commun.

Sous-dossier
Division organique du dossier.

Sous-fonds
Division organique du fonds.

Sous-série
Subdivision d’une série.

Sous-série organique
Subdivision de la série organique.

Spécimen
Exemplaire d’un ensemble de document sériels éliminés, conservé à titre de témoin.

Sprinkleur
Partie d’un dispositif d’extinction automatique d’incendie destiné à disperser l’eau ou l’agent d’extinction au-dessus du foyer de l’incendie. Voir aussi alarme, détection incendie, extincteur, extinction automatique des incendies.

Stockage
Conservation matérielle de documents dans un magasin ou un service de préarchivage, ou de données sur support numérique ou informatique.

Support
Matière (papyrus, parchemin, papier, film, bande magnétique, etc.) sur laquelle sont fixées des informations écrites, sonores, électromagnétiques, numériques ou visuelles pour constituer et/ou conserver un document.

Support de substitution
Matière sur laquelle sont reproduites des informations écrites, sonores, électromagnétiques, numériques ou visuelles fixées sur un document original, en vue de remplacer la consultation de l’original. Voir aussi copie de consultation, microfilm de consultation

Haut

T

Table de concordance
Dans un instrument de recherche, liste donnant l’équivalence entre les anciennes et les nouvelles cotes des articles, lorsque le travail de classement a entraîné un changement de cotation.

Table des matières
Liste qui, à la fin d’un instrument de recherche, en donne les articulations.

Tableau d’archivage
Document réglementaire établi par l’administration centrale des archives décrivant les types de documents produits par une administration, un service, une institution ou dans le cadre d’une fonction administrative, et fixant pour chacun d’entre eux le délai d’utilité administrative, le traitement final ainsi que les modalités de tri à leur appliquer. Voir aussi tableau de gestion.

Tableau de conservation
Voir tableau d’archivage.

Tableau de gestion
État des documents produits par un service ou un organisme, réfletant son organisation et servant à gérer ses archives courantes et intermédiaires et à procéder à l’archivage de ses archives historiques. Il fixe pour chaque type de documents les délai d’utilité administrative, délai de versement au service d’archives compétent pour les recevoir, traitement final et modalités de tri à lui appliquer. Voir aussi tableau d’archivage.

Tableau de répartition des noms géographiques
Dans un instrument de recherche, liste regroupant, dans un ordre alphabétique ou méthodique - suivant leur importance - les noms de lieux retenus dans l’index afin d’en faciliter le repérage au lecteur.

Tableau de tri et de conservation
Voir tableau d’archivage.

Tableau méthodique des mots-matière
Dans un instrument de recherche, liste regroupant en grandes rubriques thématiques les mots-matières de l’index-matières afin d’en faciliter le repérage au lecteur.

Température
Ensemble des conditions de conservation matérielle des documents.

Théorie des trois âges
Notion fondamentale sur laquelle repose l’archivistique contemporaine, et qui fait passer tout document par trois périodes, courante, intermédiaire et définitive, caractérisées par la fréquence et le type d’utilisation qui en est faite. Voir aussi archives courantes, archives intermédiaires, archives définitives.

Thésaurus
Liste contrôlée de descripteurs reliés entre eux par des relations sémantiques, hiérarchisées, associatives ou d’équivalence, servant à indexer les notions d’une unité de description. Voir aussi indexation.

Titre
Document authentique certifiant un droit.
Terme utilisé couramment pour désigner l’intitulé de l’objet d’un document ou d’un dossier généralement donné par son producteur.

Tradition de la conservation
Partie de la description archivistique consistant à identifier le producteur, s’attachant à replacer celui-ci dans le contexte de ses relations hiérarchiques et fonctionnelles, à en révéler l’organisation interne, et à retracer le contexte de production de ses documents ainsi que les modalités de leur entrée dans un service d’archives, permettant de dissocier le cas échéant service producteur et service versant.

Traitement (des archives)
Procédures et opérations de tri, de classement, de description, d’analyse, d’indexation et de rédaction des instruments de recherche.

Traitement de l’air
Moyens mis en œuvre pour réguler la température, l’humidité (relative) et la pureté de l’atmosphère d’un local. Voir aussi contrôle de l’atmosphère.

Traitement final (des documents)
Destination d’un document ou d’un ensemble de documents à l’expiration de son délai d’utilité administrative proposée dans un tableau d’archivage : élimination, tri ou conservation définitive.

Transport automatisé (des documents)
Système où les opérations de déplacement et de réintégration des documents dans les magasins avant et pendant leur communication se font sans l’intervention de la force humaine.

Tri
Opération consistant à séparer, aux termes d’une évalation, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés en raison de leur intérêt historique ou patrimonial de ceux qui sont voués à l’élimination. C’est l’une des trois possibilités du traitement final des documents proposés dans un tableau d’archivage. Voir aussi conservation définitive, échantillonnage, évaluation, sélection.

Triage
Voir tri.

Tri sélectif
Employer sélection.

Tube
Unité matérielle de conditionnement se présentant sous la forme d’un cylindre creux destiné à la contenir et à protéger des documents à la pièce dont la forme est le rouleau. La mise sous tube est l’un des modes de conditionnement des archives.

Type de classement
Ordre dans lequel le classement des documents a été effectué. Voir classement alphabétique, chronologique, numérique, thématique.

Type de document
Voir typologie documentaire.

Typologie documentaire
Toute appellation qui définit la forme diplomatique ou matérielle d’un document, et qui constitue un élément de sa description.

Haut

U

Unité archivistique
Document ou ensemble de documents considéré comme une entité.

Unité de conservation
Voir unité matérielle de conditionnement.

Unité (intellectuelle) de description
Unité archivistique faisant l’objet d’une analyse et d’une description unique.

Unité documentaire
Voir unité archivistique.

Unité matérielle de conditionnement
Unité de base pour la protection des documents d’archives. Ce peut être une boîte, une liasse, un tube, une pochette ou un portefeuille.

Utilité administrative
Voir intérêt administratif.

Haut

V

Valeur administrative
Voir intérêt administratif.

Valeur de témoignage
Voir valeur secondaire.

Valeur historique
Voir intérêt historique.

Valeur primaire
Qualité que possède chaque document parce qu’il a été produit ou reçu par une personne physique ou morale, publique ou privée, dans l’exercice de ses activités à des fins administratives, légales, financières ou probatoires. La valeur primaire des documents est étroitement liée au processus administratif qui leur a donné naissance et à leur utilisation.

Valeur probatoire
Qualité des documents d’archives qui leur permette de servir de preuve.

Valeur secondaire
Par opposition à valeur primaire, quantité et qualité d’un document d’archives appréciées en fonction des informations de portée scientifique et historique qu’il contient et du motif de sa production.

Vedette
Voir mot-clé.

Ventilation
Opération consistant à répartir les documents entre les différentes subdivisions du plan de classement ou du cadre de classement dans lesquelles ils doivent être placés.
Opération par laquelle l’air est renouvelé dans un local. Voir brassage de l’air, renouvellement de l’air.

Versement
Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d’archives passe de l’administration à un service de préarchivage ou à un service d’archives, ou bien d’un service de préarchivage à un service d’archives. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents ainsi transférés. Le fonds d’un service administratif est constitué de plusieurs versements qui peuvent être cotés selon le principe de la série continue. Voir aussi bordereau de versement.

Visa d’élimination
Autorisation donnée par l’administration des archives à une autre administration de procéder à l’élimination de documents. Voir aussi bordereau d’élimination.

Visa de publication
Autorisation donnée par l’administration centrale des archives à un service d’archives de publier un instrument de recherche, s’il est conforme aux normes de description et de présentation en vigueur.

Volume
Voir importance matérielle.

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W


X


Y


Z

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