Communes et intercommunalités

Les archives qui procèdent de l’activité des collectivités territoriales et de leurs groupements sont des archives publiques (article L. 211-4 du Code du patrimoine). Elles répondent donc à des règles de gestion particulières et présentent la particularité d’appartenir aux communes et groupements de communes qui les ont produites ou reçues et qui assurent la conservation et la mise en valeur (articles L212-6 et L212-6-1 du Code du patrimoine).

La gestion de ces archives est organisée dans l’intérêt public. Elle permet d’assurer le bon fonctionnement des services des collectivités concernées, la bonne conservation et la préservation des preuves juridiques et, à terme, la constitution d’une mémoire commune.

Les collectivités concernées doivent respecter et assurer des conditions optimales de bonne gestion et de bonne conservation.
Les archives ayant une valeur historique ont l’obligation d’être déposées aux Archives départementales pour les communes de moins de 2000 habitants, tout en en conservant la propriété (de par leur statut juridique différent des archives des autres producteurs de documents publics).

Le directeur des Archives départementales, par délégation du Préfet, exerce le contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives des collectivités territoriales, veillant ainsi principalement à s’assurer de leur bonne gestion et de leur bonne conservation.

Ce contrôle s’effectue par l’étude du procès-verbal réglementaire de récolement (recensement) des archives conservées, établi à la suite d’une nouvelle élection (conseil municipal et maire), à l’occasion de la transmission d’avis techniques relatifs à la reliure et à la restauration des registres d’état civil, de délibérations du conseil municipal ou d’arrêtés du maire, ainsi qu’au moment de l’étude de propositions d’aménagement de locaux d’archives, ainsi que pour toute demande de destruction d’archives publiques (hors documentation).

Le contrôle s’effectue également dans les collectivités, à l’occasion de visites périodiques d’inspections et / ou de conseil, permettant de faire le point sur les conditions de conservation des archives, de dispenser des conseils et des formations à l’archivage public, de proposer des solutions, voire d’apporter une assistance quand la situation le nécessite, l’objectif étant de permettre aux collectivités de répondre au mieux à leur mission de service public.
Ainsi, les Archives départementales peuvent conseiller sur tous les aspects de l’archivage et proposer des solutions adaptées aux besoins et ressources de chaque collectivité.

C’est ainsi qu’afin d’assurer la conservation des archives communales, la loi (article L. 212-11 du Code du patrimoine) prévoit que les archives historiques des communes de moins de 2000 habitants doivent être déposées aux Archives départementales. Ce dépôt concerne les documents de plus de 50 ans et de 120 pour les registres d’état civil.
Les communes de plus de 2000 habitants peuvent, par convention, déposer leurs archives aux Archives départementales (article L. 212-11 du Code du patrimoine). La collectivité reste propriétaire de ses archives, celles-ci étant classées, conditionnées et conservés à la charge (financière) exclusive du Conseil départemental.

La bonne gestion des archives des collectivités permet un gain de temps et d’efficacité dans la circulation de l’information et contribue à préparer les opérations de classement des archives historiques ou d’élimination réglementaire des archives qui n’ont plus d’utilité administrative.

Pour ce faire, les Archives départementales mettent à la disposition des collectivités des outils d’aide : il s’agit des circulaires de tri élaborées par les Archives de France, lesquelles permettent de déterminer pour chaque type de dossier, son sort final, à l’issue de sa durée d’utilité administrative (destruction ou conservation définitive). En outre, les collectivités peuvent également s’appuyer sur les chartes d’archivage ou tableaux de gestion des archives, élaborés par les services des Archives départementales.

Aucun document ne peut être éliminé sans le visa préalable du directeur des Archives départementales. La collectivité qui souhaite détruire des dossiers, établit donc un bordereau d’élimination recensant sommairement les typologies de documents concernés et leurs dates extrêmes, et atteste que les documents listés n’ont plus d’utilité administrative ou juridique, que les délais légaux de prescription sont atteints.
La destruction matérielle des documents incombe au service producteur qui doit s’assurer de la confidentialité de l’opération (incinération ou déchiquetage / recyclage).

Une des priorités des communes et groupements de communes est d’assurer la conservation pérenne et saine, sans limite de temps, des documents dont ils assument la responsabilité.

La conception et l’aménagement des locaux d’archives doivent être adaptés à cet enjeu et répondent à des règles particulières : usage exclusif à la conservation des archives, sécurité (incendie et intrusion), localisation dans un bâtiment public. Les documents doivent y être rangés et conditionnés avec soin.

Tout projet de création ou d’aménagement d’un local d’archives doit être transmis au Préfet (article R. 1421-6, Code général des collectivités territoriales) et fera l’objet d’un avis technique des Archives départementales.

La communication des archives est un droit (article L. 213-1, Code du patrimoine et loi CADA), néanmoins soumis à certaines limitations (article L. 213-2, Code du patrimoine), visant à protéger des informations particulières (vie privée, secret médicales, etc.).

Il appartient alors au détenteur des archives de déterminer la communicabilité des documents qui lui sont demandés. La communication matérielle des archives doit se faire sous la surveillance d’un agent et exclusivement dans l’enceinte de la collectivité.

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