Les archives hospitalières sont constituées de deux ensembles de documents : les archives administratives (administration générale, gestion financière, etc.) et les archives médicales (dossiers médicaux, archives des laboratoires, de la pharmacie, etc.) relevant, comme les précédents des principes de gestion des archives publiques, et également des règles édictées par le Code de la santé publique, quel que soit le statut de l’établissement, public ou privé (archives produites pour ces derniers, dans le cadre d’une mission de service public).
En cas de fermeture d’un établissement public ou exerçant une mission de service public, les archives devront être prises en charge (en fonction de l’ancienneté des dossiers) par service public d’archives s’ils sont destinés à une conservation définitive ou à un établissement « repreneur ».
L’arrêté interministériel du 11 mars 1968 fixe le règlement des archives hospitalières (en partie abrogé par le décret 2006-6 du 5 janvier 2006, transposé dans le Code de la santé publique).
L’établissement de santé a obligation de communication, à l’intéressé, de ses données de santé (art. L 1111-7) et plus généralement selon les délais réglementairement fixés par le décret 2002-637 du 29 avril 2002.
Les Archives départementales accomplissent les mêmes missions à destination des établissements hospitaliers, qu’aux administrations déconcentrées de l’État et du Département, de conseil et de contrôle des archives publiques conservées :
- diffusion des textes réglementaires et normes (circulaires, chartes d’archivage, tableaux de gestion),
- indications et conseils pour tri des documents et leur classement,
- formation à l’archivage public,
- contrôle des éliminations, avant délivrance du visa préalable à toute destruction de documents publics, sans lequel toute destruction est interdite,
- avis technique préalable à l’aménagement et à la construction de locaux d’archivage,
- visites de contrôle, de conseil et opérations d’assistance (si nécessaire).
La conservation des archives hospitalières publiques définitives est obligatoire et revêt la forme d’un dépôt aux Archives départementales (bordereau de dépôt à établir, document contractuel valant prise en charge et décharge).
Au préalable, les archives doivent être conservées dans les établissements de manière distincte et sécurisée, selon qu’il s’agit de documents à caractère administratif ou d’archives médicales.
Les données numériques sont des archives publiques au même titre que les documents papier. Par conséquent, la même réglementation et les mêmes procédures s’appliquent à elles.
Les archives départementales proposent un accompagnement spécifique à la gestion des données numériques des établissements : réorganisation d’arborescence sur un serveur de fichiers partagé, création d’un plan de nommage, préparation des éliminations et de versements d’archives définitives.
Documents utiles
- Comment aménager un local Archives ?
- Consulter les circulaires de tri du Service interministériel des Archives de France
- Télécharger le bordereau de versement
- Les étapes de préparation d'un versement
- Télécharger le bordereau de demande de visa d'élimination
- Consulter un exemple de bordereau d’élimination complété