Les établissements publics sont responsables de la gestion, de la conservation et de la communication de leurs archives papier et électroniques jusqu'à leur versement aux Archives départementales.
Sous certaines conditions, le stockage de leurs archives courantes et intermédiaires peut faire l’objet d’une externalisation auprès de prestataires, sous réserve d’agrément.
Les archives historiques doivent être, elles, versées aux Archives départementales à l’issue de leur durée d’utilité administrative, comme celles des services administratifs déconcentrés de l’État et des services du Conseil départemental et des juridictions.
Les associations chargées d’une mission de service public gèrent quant à elles, deux fonds d’archives distincts :
- un fonds privé relatif notamment au fonctionnement de l’organisme (assemblées générales, conseils d’administration, actes constitutifs, etc.)
- un fonds public, regroupant les dossiers liés à l’accomplissement de la mission de service public qui lui a été confiée.
Ainsi, pour ces dernières archives, ce sont les règles de gestion des archives publiques qui s’appliquent.
Les documents devenus inutiles doivent, pour être détruits, être soumis à la validation du Directeur des Archives départementales.
S’agissant des archives à valeur historique, elles doivent être versées aux Archives départementales selon les mêmes règles que pour les autres archives produites par les services administratifs.
Documents utiles
- Comment aménager un local Archives ?
- Consulter les circulaires de tri du Service interministériel des Archives de France
- Télécharger le bordereau de versement
- Les étapes de préparation d'un versement
- Télécharger le bordereau de demande de visa d'élimination
- Consulter un exemple de bordereau d’élimination complété