Fonctionnement de la salle de lecture

L’activité de la salle de lecture est dirigée par un président de salle, fonctionnaire assermenté qui renseigne et guide les lecteurs tout au long de leur séjour en salle de lecture. Des instruments de recherche, « catalogues » ou « inventaires », permettent de trouver les références des documents cherchés et d’établir, sur terminal informatique, une demande de consultation. Cette demande comporte obligatoirement la référence de l’article (plan, registre, liasse, boîte d’archives) recherché. Cette référence, nommée
« cote », permet seule l’identification correcte et la localisation dans les magasins de conservation.

Le Code du patrimoine détermine la communicabilité des archives, c’est-à-dire la possibilité pour le public de les consulter. La plupart des documents conservés aux Archives ont atteint les délais réglementaires ou peuvent être consultés dès leur création. C’est pourquoi, dans leur très grande majorité, les documents conservés aux Archives départementales sont librement communicables. Cependant, certains parmi les plus récents, parce qu’ils peuvent porter atteinte à divers intérêts (vie privée, ordre public, défense de l’État, etc.), sont soumis à des délais spéciaux de communicabilité : en savoir plus. 

Des dérogations peuvent toutefois être accordées, après avis des services versants concernés. Les demandes se font exclusivement grâce à un formulaire disponible à la présidence de salle ou à demander par messagerie. Grâce à une récente simplification de la procédure, les délais de réponse peuvent être relativement rapides (nous consulter).

Quant aux archives privées, leur communication est soumise aux règles et délais indiqués par les clauses des contrats de dépôt ou de don. En matière de protection de la vie privée, les délais prévus par la loi du 15 juillet 2008, qui s’attachent aux archives publiques, peuvent s’y trouver appliqués par extension.

L’accès des archives est libre, public et gratuit pour toute personne, quelle que soit sa nationalité, sous réserve de présentation d’une pièce d’identité avec photographie. Une carte de lecteur annuelle est délivrée à tout visiteur, après inscription à l’accueil et acceptation du règlement de la salle de lecture. Manteaux, vestes, sacs et serviettes doivent être déposés dans les vestiaires. En salle de lecture, l’usage du stylo est proscrit au profit du crayon à papier.
Le lecteur peut demander 10 articles d’archives par demi-journée, qui lui seront communiqués un par un. Les articles sont prélevés dans les magasins de conservation selon des « levées » fixes :
• le matin : 8h45, 9h15, 9h45, 10h15, 10h45, 11h15
• l’après-midi : 13h45, 14h15, 14h45, 15h15, 15h45, 16h15
La communication de documents en mauvais état ou en cours de classement peut lui être temporairement refusée. En fin de journée, il est possible de faire mettre de côté les articles dont la consultation n’est pas terminée.
Des terminaux informatiques pour la consultation des documents numérisés et des bases de données, des appareils de lecture de microfilm et le catalogue de la bibliothèque sont à la disposition des chercheurs.
 

Réserver ses documents

Il est possible à tout lecteur déjà inscrit et connaissant les cotes des documents qu’il souhaite consulter de réserver ses documents pour une date déterminée. Il suffit de remplir ce formulaire. 

La salle de lecture, réservée à la communication des documents (originaux, bases de données, usuels) et des instruments de recherche, est ouverte le lundi, mardi et mercredi de 8h30 à 17h00.

Le service est fermé : entre Noël et Nouvel An.

Les expositions sont ouvertes : du lundi au vendredi de 8h30 à 17h00.

Il est prudent de consulter le site internet ou de téléphoner préalablement (03.29.81.80.70) pour s’informer des dates de fermeture annuelles ou exceptionnelles.