Les archives sont définies, par le Code du patrimoine, comme les archives qui ne sont pas publiques. Les archives privées peuvent être conservées dans un service public d'archives. S'il existe pour les archives publiques une procédure obligatoire de versement, aucune obligation n'existe pour les archives privées. Les archives définitives des personnes physiques ou morales privées peuvent entrer par don, dépôt, legs, achat ou dation.

Les archives privées présentant "pour des raisons historiques un intérêt public" peuvent être classées comme archives historiques, à l'instar du classement au titre des monuments historiques. Dans les Vosges, deux fonds sont ainsi protégés : les archives de la Société l'Imagerie d'Épinal, classées en 1989 et celles de la Société des Grandes orgues de Rambervillers, classées en 1994.

Tous ces documents alimentent la série J (dite des documents entrés « par voie extraordinaire », c'est-à-dire autre qu'administrative) ou la série Fi consacrée aux documents iconographiques.

Nous distinguons les archives :

• de personnes ou familles (érudits, scientifiques, hommes politiques, hommes de lettre, architectes ou photographes…)
• d’entreprises
• d'associations (culturelle, sportive, parti politique, syndicat…)
• d’institutions religieuses, de paroisses

Elles viennent compléter les archives des administrations publiques, en offrant au chercheur un point de vue différent, complémentaire et essentiel. Ces archives sont une source remarquable d’informations historiques et généalogiques.

Les archives privées se présentent sous différentes formes et supports :

Parchemins, papier, formats électroniques, photographies, plaques de verre, plans, vidéos, affiches, correspondance, notes, cartes postales, rapports, statuts, livres de comptes, etc.

La remise de documents prend généralement l’une des formes suivantes :

Don

Le don est le mode d’entrée le plus simple. Il consiste en un transfert total de propriété au bénéfice du Département des Vosges. Il se matérialise par la signature d’un contrat qui notifie le transfert de propriété. Ce contrat permet d’établir une règle de communicabilité, de reproduction et de valorisation des documents. 

Dépôt

Le dépôt laisse l’entière propriété du fonds au déposant. Le contrat détermine les conditions de communication, de reproduction et de valorisation des documents ; il est révocable, mais il prévoit la réalisation d’un support de substitution et des pénalités financières en cas de retrait d'un fonds déposé. 

Legs

Le legs est une disposition testamentaire établissant un transfert de propriété au Département lors du décès du légataire. Ce dernier peut émettre des conditions quant à la conservation et à la communication de ces documents. Le legs doit, pour être légal, être olographe, authentique ou mystique. Son acceptation doit faire l’objet d’une délibération du Conseil départemental.

Prêt pour numérisation

Le dépôt provisoire pour numérisation revient pour le déposant provisoire à confier, pour un temps déterminé, un fonds aux Archives départementales afin qu’elles le numérisent, et à les autoriser par contrat à conserver et communiquer les images issues de la numérisation. 

Achat

Il s’agit d’une cession à titre onéreux, ne pouvant être assorties par le vendeur de conditions particulières relatives à l’exploitation ultérieure des documents.

Dation

La dation correspond à l’acceptation des documents de très grande valeur comme moyen de paiement de droits de succession. C’est une procédure rare.

1. Consulter le modèle de contrat pour vous faire une première idée des modalités d'entrée des fonds privés.
2. Contacter les Archives départementales courriel (vosges-archives@vosges.fr), en décrivant les documents que vous souhaitez céder, leur contenu présenté sommairement, leur volume > utiliser le formulaire de proposition disponible.
3. Les Archives vous répondront, afin d'évaluer l’intérêt des documents pour l’histoire des Vosges, et les conditions d'un éventuel transfert.
4. Si le transfert est décidé, un rendez-vous est pris pour la prise en charge des documents.
5. Le contrat de don ou de dépôt (les deux procédures les plus courantes) sera préparé par les Archives, avant d'être signé.

N.B. : Il s'agira d'une procédure de prêt si les archives sont temporairement confiées aux Archives pour numérisation.

• Déterminer le statut du fonds

Il peut s’agir d’un don, d’un dépôt ou d'un prêt temporaire pour numérisation.

Le don entérine un transfert de propriété matérielle sur le fonds transféré aux Archives départementales ; une fois le contrat signé, la décision est irrévocable. En cas de dépôt, en revanche, le remettant garde la propriété sur les documents. Le dépôt peut en outre être révoqué, moyennant le remboursement des dépenses engagées pour la conservation matérielle et le traitement des documents déposés (coût temps/hommes/matériel de conservation et de traitement). 

• Fixer les conditions de communication, de reproduction et de réutilisation du fonds

- Vous pouvez choisir un régime de libre communication, reproduction, réutilisation : les usagers des Archives départementales peuvent consulter, reproduire et réutiliser - dans le respect du Code de la propriété intellectuelle - sans restriction les documents ;
- Vous pouvez opter pour l'extension des délais légaux de communicabilité appliqués aux archives publiques qui protègent, par exemple, les documents intéressants la vie privée pendant un délai de 50 ans ;
- Vous pouvez aussi demander que toute demande de communication, de reproduction, de réutilisation de vos archives soit laissée à votre libre estimation : une autorisation vous sera demandée, sur la base d’un argumentaire du demandeur (finalité de la consultation etc…) ; le personnel des Archives instruit les demandes auprès du remettant ;
- Vous pouvez également fixer un délai de x années durant lequel le fonds sera non communicable, reproductible ou réutilisable.

Retrouvez sur le site Service-public.fr les délais de conservation de vos papiers personnels.

A noter qu'il est notamment essentiel de conserver tout document récapitulant sa carrière et ceux pouvant servir dans le calcul des droits à la retraite. Passé un certain délai, il peut être difficile d’en récupérer une copie, parce que l’entreprise ou l’employeur n’existe plus ou a éliminé ses archives. De même, Pôle emploi ne conserve que pendant un temps assez court les dossiers clos d’allocation chômage.

Concernant les conditions de conservation, il faut protéger les documents des facteurs de dégradations. Voici quelques conseils : 

• Conserver dans un endroit frais et sec (18/21°), à l'abri de la lumière directe et des variations climatiques importantes ; 
• Conserver les documents dans des boîtes et chemises (éviter les classeurs), de préférence sans les plier ; 
• Eviter les chemises et pochettes de couleur, préférer une feuille de papier blanc pliée en deux ; 
• Eviter les pochettes en plastique, à long terme, elles peuvent coller aux documents et en arracher l'encre ; 
• Enlever les éléments métalliques (agrafes, trombones) et les élastiques, qui vieillissent très mal et laissent des traces indélébiles sur les documents ;
• Manipuler les documents avec précaution ;
• Pour les photographies, éviter d'écrire au dos des photographies (risque de transfert de l'encre sur la couche image) ou d'y coller des étiquettes : écrire de préférence sur la pochette, au crayon à papier.

Quant aux documents numériques, qui tendent désormais de plus en plus à remplacer le papier, ils posent cependant d'importants problèmes des conservation, en raison de l'évolution incessante des environnements logiciels et des supports. Imprimer les pièces les plus importantes, et vérifier régulièrement la bonne lisibilité de vos fichiers, notamment les plus anciens.

Notre équipe vous accompagne et vous conseille, alors n’hésitez plus, contribuez à la sauvegarde de ce patrimoine vosgien !