Les archives des particuliers, des familles et des entreprises sont, au même titre que les archives publiques, une source extraordinaire d’informations historiques et généalogiques. C’est pourquoi les fonds privés sont acceptés aux Archives départementales en fonction de leur intérêt pour l’histoire des Vosges. Plusieurs modalités de transfert peuvent être envisagées selon différentes modalités : le don, le dépôt, le legs, la dation ou le dépôt provisoire pour numérisation.

Don / Cession

Le don est le mode d’entrée le plus simple. Il consiste en un transfert total de propriété au bénéfice du Département des Vosges.

Il se matérialise par la signature d’un contrat de cession qui notifie le transfert de propriété. Ce contrat permet d’établir une règle durable de communicabilité, de reprographie et de valorisation d’un fonds ou d’une pièce. 

Dépôt

Le dépôt laisse l’entière propriété du fonds au déposant.

Ce dernier détermine, avec le conseil des Archives départementales, les conditions de communication, de reproduction et de valorisation des documents, qui sont notifiées dans un contrat de dépôt.
Ce contrat est révocable, il prévoit la réalisation d’un support de substitution et des pénalités financières en cas de retrait d'un fonds déposé. 

Pour toute information, consultation, prise de rendez-vous contactez les Archives départementales.

Legs

Le legs est une disposition testamentaire établissant un transfert de propriété au Département lors du décès du légataire.

Ce dernier peut émettre des conditions quant à la conservation et à la communication de ces documents. Le legs doit, pour être légal, être olographe, authentique ou mystique. Son acceptation doit faire l’objet d’une délibération du Conseil départemental.

Dation

La dation correspond à l’acceptation des documents de grande valeur comme moyen de paiement de droits de succession, c’est une procédure rare.

Dépôt provisoire pour numérisation

Le dépôt provisoire pour numérisation revient pour le déposant provisoire à confier, pour un temps déterminé, un fonds aux Archives départementales afin qu’elles le numérisent, et à les autoriser par contrat à conserver et communiquer les images issues de la numérisation. 

Archives d'entreprises

Il n’y a pas de réelle différence de traitement entre les archives d’un particulier et celles d’une entreprise hormis le contenu lui-même.

Une entreprise et son dirigeant n’ont aucune obligation légale de déposer leurs archives aux Archives départementales. Il est cependant fort utile de conserver ces archives privées dans un service d’archives départementales lorsque l’entreprise a marqué l’histoire ou l’administration du département où elle est installée.
Liés par contrat, le dirigeant de l’entreprise et le service d’archives sont tenus de respecter les engagements pris mutuellement.